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探析网络环境下高校档案编研工作的思考

随着我国高等学校“数字化校园”建设的深入推进,高校的网络环境日趋完善,高校档案馆(室)的数字化建设和档案网站建设也取得了可喜的成绩。过去那种纸制档案“一统天下”的格局已被纸制档案、声像档案、电子档案等多种档案形式并存的格局所取代。作为高校档案工作重要内容的档案编研工作,理所当然的要紧跟“档案现代化”的步伐,向多载体、全方位、深层次的档案信息资源开发转变。

一、网络环境下档案编研工作的特点

网络环境下的档案编研(以下简称网络档案编研),是指以网络为主要媒介来实现档案信息的编研,网络贯穿于选题、材料查找、加工、提供利用到反馈的整个编研工作全过程。它将编研工作的组织管理、编研环节的具体操作、编研成果的推广利用等都采用现代化技术并纳入到计算机的统一管理,从而大大提高了编研效率。与传统档案编研工作相比较,网络档案编研工作具有鲜明的特点。

1.编研模式的开放性。网络环境下,时空界限被打破,通过功能强大的检索工具,可以方便快捷地找到所需信息,信息资源的共享共建成为必然。一是通过网络可以及时了解有关学科和相关专业发展的最新情况,及时捕捉有关学科的最新研究动态,准确及时地与有关专家学者取得联系,了解其对档案信息需求情况,使编研选题更加贴近用户需求。二是利用网络可以方便地与相关单位取得联系,如与图书馆、情报部门以及其他行业系统都可在网上互通信息,互通编研课题,或寻求合作伙伴,走联合编研之路。三是通过网络编者和利用者之间可以进行互动。根据利用者提出的意见与具体要求,编者可以最大限度地获得社会各阶层的档案需求信息,从而决定档案编研工作的进度与方向。

2.编研和传播的高效性。运用计算机进行文字编辑处理,可一次录入,随意复制,随意排版,特别是对数据、图表的编辑更为方便快捷,消除了传统档案编研手工抄写的许多弊端,大大提高了编研效率,降低了编研人员的劳动强度。从编研成果的传播看,传统编研主要以纸质形式出版,需要经过校对、排版、印刷、发行等环节,用时长、传播范围窄,而且受出版周期、印数的限制。而网络编研成果一经编辑完成即可上网发布,信息传播不受时空限制,可满足信息时代人们对档案信息准确、快捷、时效的要求。而且通过方便的网络信息检索,按需阅览,还可以满足人们对档案信息的个性化需求。

3.编研成果表现形式的多样性。利用先进的网络技术,尤其是多媒体技术,将文字、声音、影像、图片等形式的信息整合起来,以更加丰富多彩的编研形式呈现给读者,从而突破传统单一的纸制档案编研的表现形式,提高了档案信息的生动性、形象性,使编研成果更具有吸引力、感染力。

二、高校网络档案编研工作面临的问题