首先,建立政府文献数据库。法律、法规、规章、公文、档案等政府文献是政府信息的重要组成部分,对于政府机关内部和社会公众都有着十分重要的利用价值。提供方便快捷的政府文献服务是政府的责任和义务,对引导公众行为、推动社会经济发展具有重要意义。政府文献数据库是提高政府信息质量和政府信息获取效率的重要手段和措施。当前,我国政府文献的公开和发布已经取得很大的进步,但是公开和发布的政府文献信息比较分散,统一性和完整性不够。这不但影响了政府部门决策形成过程的效率,也影响了企业、公众对已有政府信息的使用。因此,当前政府信息公开一个重要的工作就是要建设好法律、法规、规章、公文、档案、标准、专利、商标等政府文献数据库,以方便社会查询和利用政府信息。

本文所述农村档案包括两种类型:一种是指由设立村民委员会的村在其政治、经济、科技、文化、教育等活动中形成的档案。它的内容主要包括村级组织建设、村民自治、社会保障、农业生产经营活动、基础设施建设、村级文化建设等方面;另一种则是指各级国家档案馆和乡(镇)档案室保管的与农业农村密切相关的档案,主要包括农业农村相关的政策规定等。其中,第一种类型的档案数量巨大,是农村档案的主体,也是农村档案工作中要重点关注的对象。

一、建立农村档案资源共享管理平台的必要性

近年来,随着北京市新农村建设进程的不断推进,北京市的农村档案工作也有了长足的发展。截至2008年底,全市3945个行政村共保存档案1580977卷(件、张、盘),各区县档案局都制定了村级档案达标标准,规范管理,使农村档案工作不断迈上新台阶,全市1907个村达到了优秀村级档案标准。许多村级档案室利用计算机管理档案,村级档案信息化水平显著提高。市和区县档案行政管理部门结合实际,制发了一系列农村档案工作规范性文件,如加强社会主义新农村建设档案工作的意见、村级档案管理办法、村级档案管理工作指导手册等,使农村档案工作有章可循。农村档案工作纳入整体规划,融入到新农村建设的各个环节,成为开展新农村建设各项工作的基础,在加强农村政权建设,深化农村各项改革,促进农业发展,维护农民合法权益,见证农村城镇化进程中发挥出至关重要的作用,为推动农村实现生产发展、生活富裕、生态良好的文明发展贡献了力量。

但是,由于受基础条件、观念、体制、管理水平等因素的制约和影响,北京市的农村档案工作仍然存在一些问题:

(一)农村档案的利用途径不便利

首先,由于目前还缺乏针对农村、农民的清晰明了的档案利用指南,农民不清楚自己需要的档案有没有被保存,被保存在哪里(哪一个档案馆或档案室),到真正需要利用档案的时候却不知道从何下手。另外,由于一些农村地区交通不是很便利,农民要利用市、区(县)档案馆或镇(乡)档案室的档案,往往要长途跋涉,这也在一定程度上加剧了农民利用档案的不便。

(二)档案行政管理部门对农村档案工作进行监督指导和服务的力度还不够