由于受观念、体制等诸多历史因素的影响和受人力、物力、财力等现实因素的制约,北京市档案行政管理部门对农村档案工作的监督指导力度还不够,为农村档案提供的服务也不到位,在农村档案工作上的各项投入与城镇档案工作上的投入相差甚远,这与“城乡一体化”和“公共服务均等化”的要求还存在较大差距。
其实,也正是这些问题影响和制约了北京市农村档案工作的进一步发展,已成为北京市农村档案工作向更高水平迈进的瓶颈。要解决这些问题,就要求北京市各级档案行政管理部门切实履行职责,积极协调有关部门不断加大对农村档案工作的各项投入,逐步建立覆盖广大农民群众的档案资源体系和方便广大农民群众的档案利用体系。而在农村“建立两个体系”的主要途径就是建立农村档案资源共享管理平台。通过建立农村档案资源共享管理平台,一方面可以提高农村档案工作管理水平,促进农村档案资源的开发,丰富农村档案资源,另一方面可以有效推动农村档案资源共享,极大地方便广大农民群众利用档案。因此, 目前在 “建立两个体系”的大背景下,北京市要抓紧建立农村档案资源共享管理平台,以此为突破口,带动农村档案工作的跨越式发展。
二、建立农村档案资源共享管理平台的可行性
要建立农村档案资源共享管理平台并确保平台正常运转、切实发挥作用,就要求农村必须具备基本的硬件基础条件(计算机、接入网络)和人才保障,这两个方面缺一不可。而目前北京市的广大农村恰好能够同时满足以上两方面的条件:
(一)北京市广大农村具备建立农村档案资源共享管理平台的物质基础
近年来,随着北京市农村经济的发展,特别是 “村村通”工程的实施,北京市的所有行政村都配备了计算机并接入了互联网,这显然为建立农村档案资源共享管理平台提供了最基本的物质基础。
(二)北京市广大农村具备能够使用农村档案资源共享管理平台开展业务的人才保障
随着北京市农村档案工作的不断发展,广大农村档案工作人员的思想观念也有了较大的进步,开始善于认识并接受一些新生事物,特别是对能够给他们工作带来方便的档案信息化具有很高的热情。而通过建立农村档案资源共享管理平台,在实现农村档案资源共享的同时也能够使广大农村档案工作人员利用平台管理档案,借此可以提高工作效率,减轻工作量,自然会得到他们由衷的支持。同时,由于农村档案工作人员一般都经过相应的培训,基本具备使用计算机管理档案的能力(特别是现在北京许多农村的档案员本身都是大学生村官,他们的计算机水平一般更高),这为建立农村档案资源共享管理平台后确保在广大农村有人能够使用平台顺利开展业务、切实发挥平台作用提供了人才保障。
三、建立农村档案资源共享管理平台的基本原则
为了在广大农村顺利推进建立农村档案资源共享管理平台的工作,并确保平台建成后能够充分发挥效能,在建立平台时要遵循以下基本原则:
(一)统筹规划,分步实施
在建立农村档案资源共享管理平台时要统筹考虑不同区县、乡镇、村的发展程度,在充分满足农村、农民档案利用需求的同时兼顾各级档案行政管理部门和涉农部门的相应需求,有计划、有步骤地推进建立农村档案资源共享管理平台相关工作。
(二)注意保密,确保安全
由于农村档案可能涉及广大农民的隐私等敏感问题,而整个平台是基于共享的,因此农村档案信息的安全问题就显得尤为重要。在建立平台时要始终保持高度警觉,严格遵守相关保密法律法规,同时采用相应的安全技术和手段加固平台,防范非法入侵和恶意破坏,确保档案信息的安全。
(三)紧贴实际,简单易用
农村档案工作的特点决定了农村档案资源共享管理平台决不能盲目追求功能要多么的齐全完整、技术含量要多么的高,只有紧贴农村档案工作实际,确保平台系统简单易用,才能使平台真正发挥作用。这就要求平台系统要屏蔽掉那些一般用不到的复杂功能模块,而呈现出来的都是最常用的基本功能模块,如查询、录入、打印、借阅登记等,并且这些功能一定要简单易用,比如系统的打印功能应能准确方便地打印出案卷目录、文件目录、卷内文件目录、备考表等。同时,为了让农民很容易就能学会使用系统,这就要求尽量少用专业术语,而是把一些比较难懂的专业词汇改成最平实的、农民最熟悉的语言。
(四)为民服务,不添负担
建立农村档案资源共享管理平台的宗旨是为农村、农民服务,为农民提供方便的。如果在服务农村、农民的同时给农民增加了负担,给农村档案工作添加了麻烦,那就很难得到农民的真正拥护。例如为了不给农村、农民增加负担,就要把平台系统部署在区县档案局(馆),而不要部署在各个村档案室,从而避免给农村增加维护成本和经济负担。
四、农村档案资源共享管理平台的系统架构
在开发农村档案资源共享管理平台时一个关键问题就是如何设计系统架构。针对北京市农村档案工作的现状和特点并根据前述的基本原则,农村档案资源共享管理平台最好采用集中管理架构,即平台的核心是农村档案资源共享管理系统,系统部署在区县档案局(馆),并由区(县)档案局(馆)负责系统的日常管理和维护,而村、镇(乡)有关部门和人员可以根据相应的授权通过浏览器方式经互联网访问平台,并将本村、镇(乡)档案数据录入或上传到系统进行集中统一的管理。