1、检索质量。档案著录项目和核心元数据在含义、编排组织、条目涵盖范围、特征等方面存在差异,如不能严格定义好映射关系,可能导致映射不清,扩大或缩小检索范围,从而影响查全率和查准率等检索指标。
2、档案馆内各目录数据库之间的系统关联。档案馆如不能将各层级、类别的目录数据库系统组织关联起来,充分发挥、扩展如档号等共有著录项目功能,将不利于实现两个目录体系的双向映射,还可能增加检索的复杂度,从而影响检索质量与效率。
3、使用权限。档案目录与政务信息资源目录体系建立交互,在为利用者提供便利的同时,也可能带来档案内容安全的高风险,因而还应考虑对不同档案利用者加以权限设定,设置针对立档单位、查阅已开放档案、查阅未开放档案、查阅公民个人档案信息等的不同接口,以满足利用者通过一体化利用服务平台,在相应权限内同时查阅档案和政务信息资源中有关信息的利用需求,并尽可能保护好档案安全,避免未到期或不宜开放的档案向社会开放。
总之,我们可以尝试利用档案目录和政务信息资源目录体系之间的关系,建立交互渠道,以促进档案和政务信息资源的共享和利用。但是,我们也不能忽视实际操作中可能出现的上述或是更多有待进一步研究探讨的问题。
注释:
①DA/T18-1999《档案著录规则》
②③GB/T21063.1-2007《政务信息资源目录体系 第1部分:总体框架》
④GB/T15418-1994《档案分类标引规则》
⑤孙钢.档案目录学.档案出版社,1991
⑥⑦北京市档案局.北京市综合档案馆目录数据库结构与数据交换格式.2007-02-02