机构需要根据业务活动的目的和复杂程度确定等级结构的层次,一般不得少于3级。对这些层次的命名尚未达成共识。ISO15489和澳大利亚DIRKS称为“职能-活动-事务”,而加拿大BASCS称为“职能-分职能-活动”,本文采用前者。DIRKS对职能、活动和事务的定义分别是⑦:

职能(Function)是机构内业务活动的最大单位,代表着机构为了实现其目标而承担的主要职责,处于机构活动的高层级。

活动(Activity)是机构为了实现每一个职能而进行的主要工作。一个职能和若干活动相连。

事务(Transaction)是业务活动的最小单位。它们是任务,而不是主题或文件类型。事务能够用来明确活动的范围或者界限,能够为确定满足机构业务需要的文件提供基础。

业务活动分类的等级结构图如图1所示:第一层反映业务职能;第二层反映组成职能的所有活动;第三层及以后各层对活动及组成活动的事务进一步细分,事务的副产品就是作为其记录的文件。

 

 

2、 映射文件分类

根据业务活动分类,映射文件分类。文件的分类工具包括职能词典和文件分类方案,用于对文件进行分类、命名、利用和检索等。

职能词典是被选作优选词的术语列表,描述业务活动分类中确认的职能、活动和事务。每一个术语都有范围说明,解释其在机构业务背景中的意义和用法。职能词典将这些术语按字母顺序排列,而每一个术语都被置于“职能-活动-事务”的等级结构中。为了便于用户使用,职能词典也包括和优选词意义相近但不用于分类、命名的非优选词,这些词可能是用户在非正式场合习惯使用的。建立非优选词和优选词之间的关联,可以引导用户选择优选词。职能词典的主要优势在于对自然语言的使用进行控制,这将在很大程度上提高查准率。

文件分类方案是一个等级结构,对应于业务活动分类的“职能-活动-事务”结构,建立“类-子类-案卷”结构,如图2所示。辅以职能词典的文件分类方案能够规范类目的描述,避免因为术语意义相近而将文件错误归类。这里需要说明的是第二、三级类目的排列顺序,比较典型的是字母顺序和流程顺序。澳大利亚的DIRKS采用前者,而加拿大的BASCS采用后者。笔者认为将类目按照字母顺序排列除了便于按字序进行查找之外没有什么意义;而将类目按照流程顺序排列则反映了业务活动开展的自然状态,同时这种顺序是负责将文件归类的用户所熟悉的,因此更倾向于后者。

 

 

三、基于职能的文件分类的意义

1、文件管理的智能控制工具

文件和业务活动之间的联系存在于文件的整个生命周期中,这种联系对于文件的理解是至关重要的。同时,机构职能活动对法律法规的遵从也是通过这种联系反映在文件管理上。对于这种联系的把握和维系成为文件管理的根基。基于职能的文件分类以业务活动分析为基础构建文件分类体系,实际上是对文件和业务活动之间联系的显性化和固化,能够为文件管理的诸多环节提供一个系统的、一致性的框架。

基于职能的文件分类适用于所有载体形式的文件管理,在文件管理系统中的优势更为明显。具体来讲,在文件管理系统中,文件管理的第一个环节是捕获,捕获一般由系统自动实现。为了避免电子文件的流失,要求在文件形成之前就确定捕获哪些文件,以及归入哪一类。而这是基于主题或机构的分类方案所无法支持的。只有根据文件背后的职能活动才能提前确定哪些文件需要捕获,归于何类,这就要求按照文件反映职能的类别区分文件类别,而这正是基于职能的文件分类所支持的。一旦文件类别得以确定,就可以将同一类别的文件作为一个单元进行逻辑处理。就可以根据基于职能的文件分类的等级结构结合职能活动的重要程度以及其他因素,对文件进行自动化、批量化地鉴定和处置;而且还可以对同一职能类别的文件实施统一的安全保护和利用控制。

在这个过程中,文件分类实际上突破了传统意义上孤立的整理环节,成为贯穿于业务流程、文件管理流程的连续的智能控制工具,为文件的捕获、鉴定、处置、安全、利用等提供支持和一致性控制。

2、 信息交换和共享的基础

文件不仅是机构业务活动的证据,还是机构重要的信息资产。基于职能的文件分类不囿于机构或者主题的限制,充分体现了文件与业务之间的相关性,能够将文件按照职能进行跨部门整合,从而实现对信息资源的跨部门交流和共享。

对于政府机构而言,借助基于职能的文件分类可以打破政府部门的行政划分,推动跨部门合作,并为公众提供“一站式”服务。对于企业而言,基于职能的文件分类便于整合各分支机构、各部门的知识资产,使得全公司的知识能够统一起来,更好地协同与共享。

注释:

①黄霄羽:《来源原则“重新发现”的发展进程与基本内涵》,《北京档案》,2004年第10期。

②陈兆祦、和宝荣、王英玮:《档案管理学基础》,中国人民大学出版社,2005年:第124页。

③ PAUL SABOURIN, Constructing a Function-Based Records Classification System: Business Activity Structure Classification System, http://rmi.homestead.com/files/Artcile_and_Information/ Constructing_a_Function__Based_Records_Class_Sys_Gusiness_Activity_Structure_April_2002.htm, 于2009年6月15日访问。

④ 安小米、焦红艳:《文件管理国际标准ISO15489》,《城建档案》,2002年第3期。

⑤National Archives of Australia(2001), DIRKS: A Strategic Approach to Managing Business Information,http://www.naa.gov.au /records-management/systems/dirks/index.aspx,于2009年6月20日访问。

⑥ Library and Archives Canada, Business Activity Structure Classification System, http://www.collectionscanada.gc.ca/government/products-services/007002-2089-e.htm, 于2009年6月20日访问。

精品学习网 档案学栏目