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浅论住房公积金贷款档案的数字化

档案数字化是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案系统组织成具有有序结构的档案信息库”。住房公积金贷款档案是住房公积金管理机构在住房公积金贷款工作中形成的具有查考和利用价值的归档保存的合同、文件及其他相关资料,对其进行数字化具有重要的意义。

一、住房公积金贷款档案数字化的意义

1、实现了住房公积金贷款档案的实时跨地域查找利用。住房公积金贷款档案主要是满足公积金管理机构日常业务数据查询服务、逾期诉讼服务和数据分析服务,对规避、化解住房公积金贷款风险具有重要的作用,这些利用目的使得住房公积金贷款档案利用具有频率高、利用时限性强的特点,而档案利用的时限性与档案数量的膨胀性矛盾给库房档案调阅利用增加了压力,手工调阅原件的传统利用手段,难以满足利用者的利用需求。而档案数字化很好地解决了这一矛盾,利用者不再碍于原件利用的局限,档案查阅利用不再受时间、地点限制,实现了多次、重复利用,住房公积金管理机构的所属管理部门和营业网点可以实时在线浏览和查阅,档案利用方便、快捷、高效。

2、有利于住房公积金贷款档案的长久安全保管。随着近几年房价的迅猛上涨,住房公积金贷款金额上调,贷款年限增长,住房公积金贷款档案的保存年限也随之变长。通过直接查阅扫描件,可以减少原件调阅对档案造成的损害,防止档案原件利用过程中的散落、遗失、涂改和更换,同时以光盘等载体方式备份,可应对突发意外所造成的损失。

3、有利于推进住房公积金管理机构的档案信息化建设。档案信息化建设是一项系统工程,涉及到档案工作的方方面面,住房公积金贷款档案作为住房公积金管理机构的一项重要档案,实现档案数字化扫描能够加快住房公积金管理机构档案信息化整体建设的步伐,同时,档案数字化作为档案信息化建设的基础工程,建立档案全文数据库和档案目录数据库,能够为档案信息化整体建设提供宝贵经验。

二、住房公积金贷款档案数字化存在的主要问题

1、住房公积金贷款档案基础工作不健全。规范化是档案数字化工作的基本要求。当前,各地住房公积金管理机构的住房公积金贷款档案整理状况参差不齐,基础不一,很多地方缺少科学规范的档案收集要求和整理归档标准,档案整理质量不高,统一管理水平低,这直接影响了档案数字化扫描工作的开展。

2、数据安全缺少技术保障。安全是档案数字化工作不能突破的一道防线,数据安全直接受技术水平和技术手段的影响,需要配备过硬的软件、硬件设施和专业的技术维护人员。随着信息技术的突飞猛进,入侵与反入侵的技术较量日益激烈,如何确保数据的安全、可靠,成为档案数字化工作面临的一个重要问题。

3、缺少统筹规划。住房公积金贷款档案的数字化工作是涉及到档案部门、信息技术部门、利用部门的一项综合性工程,从档案数字化平台的建设、应用到维护,需要各方共同参与,统筹考虑,全面规划,软硬件齐下。很多公积金管理机构在开展档案数字化扫描时,把档案数字化扫描当成一蹴而就的工作,只着眼于当前,缺少长期规划和统筹安排,尤其是软件、硬件环境搭建与公积金业务系统的兼容性等方面欠缺考虑,或者是在开发设计时只考虑了档案部门的管理需要,忽视了与管理部及营业网点的沟通,缺少对业务利用部门多层次利用需求的考虑,导致事倍功半,扫描成果难以有效利用。

4、档案人员信息化素质不高。档案数字化对档案人员的综合素质提出了较高的要求。目前,很多公积金管理机构的档案人员都是兼职,专职档案人员少,档案工作大多停留在手工管理阶段,档案信息化意识淡薄,档案信息化知识欠缺,这些使得在档案管理中难以从档案信息化工作的角度去开展工作,给档案的数字化工作增加了难度。