(三)人、财、物保障不到位

1.库房紧缺。近年来,随着案件数量的激增,诉讼卷宗档案数量剧增,所需空间急剧膨胀。而纸质实体卷宗具有原始性与不可替代性,因此即使诉讼档案卷宗已经电子化,其仍需保存。按照规定,诉讼档案保管期限最短的也要存放30年。囿于建设规划标准及客观实际,因诉讼爆炸本已在审判办公用房方面捉襟见肘的各基层法院,无力、无处再扩建档案库房,档案库房严重紧缺。

2.人员编制短缺。法院系统是严重缺人的国家机关之一,“案多人少”的矛盾十分突出,法院有限的编制只能向一线审判部门倾斜,难以再为档案部门配齐、配足人员。基层法院档案管理工作总体局面是人少事多,忙于完成查收卷宗等基本任务,无力再进一步开展档案管理创新与编写档案史料等档案编研工作。

3.卷宗移转不安全。诉讼档案在审判过程中频繁流转不利于诉讼卷宗的安全。从一审、二审、申诉、再审、执行、抗诉等程序中的调卷、退卷过程中容易发生卷宗的损毁丢失。

二、完善诉讼档案管理体系的设想

(一)构建新的档案管理组织架构和科学的管理机制

1.设立各省法院档案管理中心和中心档案库房。《档案法》第二条明确规定,国家一切机关团体、企事业单位和其他组织所形成的档案必须归国家所有;第五条规定,档案管理工作实行统一领导,分级管理的原则。诉讼档案是国家档案全宗的重要组成部分,法院是国家审判机关,以法院为全宗单位,以全宗为核心,实行诉讼档案的分级集中统一管理是维护诉讼档案真实性、可靠性的有力保障。长期以来各级法院各自管理其产生的诉讼档案,只是做到了分级管理,没有体现集中统一的优势。

建议在高级法院以及部分中级法院设立集中统一管理辖区诉讼档案的管理中心,建设中心档案库房集中存放基层法院的纸质卷宗。基层法院仅保留周转库房,保证实体纸质诉讼档案形成后5年内的存放和保管。