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浅析刍议法院诉讼档案管理体系的完善

法院诉讼档案管理是一项对作为全面记录诉讼活动的载体——诉讼档案进行管理的司法政务工作。多年来,各级法院十分重视诉讼档案管理工作,特别是改革开发以来,诉讼档案管理的信息化、数字化进程加快,法院档案管理工作的标准化、规范化及现代化管理水平不断提升,在确保档案安全,创新档案服务方式,提高档案管理工作效率等方面取得了显著成效,使诉讼档案相对完整、规范,在一定程度上满足了众多查阅主体的需求,有力地推进了司法行为的规范化,充分保障了人民群众的知情权、参与权、监督权。

但不可否认的是,随着人民群众司法需求的增长,法院诉讼档案管理体系在组织设置、制度建设、科技管理等方面也逐渐暴露出诸多与形势任务不相适应的问题,亟待完善。其中最为突出的是缺少整体规划和统一标准,在库房建设、信息化建设等工作中,各家法院各自为政,导致一方面是重复建设、形成浪费,另一方面又因财力等因素导致库房不足、管理系统难以完善,各院之间无法兼容,致使诉讼档案跨院、跨省借阅难以实现。为此,建议从诉讼档案管理的自身规律和未来发展趋势综合考虑,有效整合各类资源,在高级法院设立诉讼档案管理中心,建立中心库房,统一保存、管理实体档案,同时,走科技强院之路,充分利用高科技手段,将单一实体档案转换为实体档案和数字化档案并存,实现档案管理工作真正意义上的信息化,从而全面提高诉讼档案管理体系的整体性、科学性、规范性。

一、当前诉讼档案管理工作中存在的主要问题

(一)管理体制不健全

1、基础规定过于滞后。当前法院档案管理工作依据的法律法规是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案管理工作条例》以及最高法院法(办)发[1991]46号文件的有关规定。其中,制发于1991年的46号文件(包括《人民法院档案管理办法》等8项规章制度)是当前法院档案管理工作的基础。由于46号文件中的相关规定已经严重滞后,不能适应当前法院档案管理工作的需要,一线法院档案管理部门迫切需要一套适应新时期工作,便于执行的诉讼档案管理办法。

2.管理模式不科学。目前是各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案,在管理上只重层级,不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限,实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时,由于各自为政,不同法院的规定不尽相同,加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点,导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大,法院之间、检法之间因此产生的矛盾日益凸显。

3.管理手段不专业。其中最为突出的就是归档率的统计不科学,没有标准的统计办法,依据各法院信息化程度的高低做法不一。一般在审判管理软件中未包含归档管理项目的法院,是依据各业务庭自己上报的应归档数和未归档数据来统计归档率,无法做到客观全面。

4.监督、激励机制不完善。目前,法院档案管理工作是接受档案局和高级法院档案管理部门的双重业务指导。法院系统自身至今还没有设立专门针对档案管理工作进行表彰的项目,尚未形成有效的激励机制。

(二)信息化过程中标准不统一

当前,在“科技强院”思想的指导下,全国各地法院加快了信息化建设进程,诉讼卷宗数字化作为其中一项内容,也正在蓬勃开展。但是由于大多数都是各级法院各自独立研发管理软件,在设计上对档案管理项目的归属未能形成统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性,一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求,必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。