鉴于国科图跨地域运作的特点,传统公文管理手段已难以跟上形势要求。为此,创新管理方法和手段,拓展公文发展领域,成为管理的迫切需要。在实践中,创造并灵活使用传真、扫描、电子邮件、电话、电子文件等形式和手段,有力地保障和促进了公文管理的系统衔接和流畅。

第四,公文管理电子化趋势加强。

在网络信息技术广泛发展的今天,国民经济各项工作已全面实行了电子化、信息化管理。电子化趋势在公文领域同样不可避免,为适应这种趋势发展,国科图在电子化管理方面做了大量工作:一是建立了收文从登记、传阅、转递、督办的电子化管理;二是实现了发文的全程电子化运作;三是电子文档管理进一步规范。随着全院二期ARP项目推进,将为推进国科图公文一体化提供更强的支撑和便利。　　三、充分发挥公文管理在国科图综合协调中的作用

公文管理作为国科图管理服务、综合协调中重要一环,对于保持日常行政运转、维护正常生产生活秩序、推动各项业务管理工作发展具有重要意义。为进一步做好公文管理工作,特提出以下建议:

第一,根据公文本身政策性、政令性强的特点,充分发挥其导向和促进作用。

公文是一种规范性文书,具有法律性、指导性、政令性强的特点。在国科图管理实践中,应该充分发挥其导向和促进作用。为此,一方面要做好上级下发文件的传阅流转工作,具有普遍指导意义的政策性文件应扫描在馆务平台公布,其他重要文件根据领导批示有选择地予以公布,最大限度地促使文件公开,保障广大职工的知情权和参与权。同时严格督促文件办理,切实做到政令畅通、令行禁止;另一方面要进一步规范和发挥发文在全馆各项业务及管理工作中的综合协调作用,要充分保证其严肃性、权威性、正确性和规范性,使各部门职工在心悦诚服中自觉予以贯彻和执行。

第二,健全完善制度,建立长效机制,促进公文管理一体化进程。

公文管理是一项日常性、规范性、法律性很强的工作,切忌随意性、任意性,必须进一步健全完善各项管理制度,建立长效机制,保持长期效果。目前应在已形成的收文登记制度、文件传阅跟踪制度、文件转递制度、文件转递清单、文件督办制度、文件发文登记制度等基础上,进一步加强落实执行力度,确保运转流畅、有序。下一步应着力完善公文一体化管理方面制度,特别是适应ARP一体化、电子化要求,根据《中科院电子公文管理办法》,制定《国科图电子公文管理办法》,并完善配套办法,加强一体化管理的各项细节落实,为全馆综合协调提供有效的服务。

第三,实行纸质文件与电子文件双轨制,妥善处理二者关系,确保电子文件藏体的安全使用。

随着现代化管理手段的不断应用以及电子公文的发展,对公文工作也提出了新的挑战。电子文件在带来便捷、节约优势的同时,也伴随载体和信息技术的不稳定性以及电子文件的易修改性和不安全性等缺陷,因此在文件管理上应实行双轨制,对文件的收集、整理、归档和开放利用实行纸质文件和电子文件同步进行,既存纸质件,也存电子件,确保文件管理安全。对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。同时将重要的电子文件制成光盘拷贝存档,以确保数据的安全。另外对于涉密文件,要严格按照“上网不保密、保密不上网”的要求,对秘密文件作区别管理。

第四,按照院办公厅统一部署要求,全面推进电子公文发展。