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浅议如何发挥公文管理在国科图综合协调中的作用

一、公文的基本内涵及其功能作用

所谓公文即“办理公务的文书”,这是“公文”一词的基本含义。它是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的,具有直接效用和规范体式的文书。广义的公文,外延十分广阔,除通用文书外,还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。狭义的公文,即指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。我们通常运行的公文指的是狭义的公文范畴。公文具有鲜明的政治性、法定的权威性以及特定的格式等特点。在实践中具有广泛的作用,诸如明法作用、传令作用、宣传导向作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、记载历史的作用等。其中综合、联系、纽带、协调又是其重要之功能。刘勰在《文心雕龙·章表》中道:“章表奏议,经国之枢机”。明确指出公文是治理国家的纽带与关键,也一语道破了公文作为综合协调工具之性能与作用。

二、国科图组织机制及其公文管理特点

国家科学图书馆(可简称“国科图”)实行理事会领导下的馆长负责制,总馆设在北京,下设兰州、成都、武汉法人分馆,并准备依托若干研究所(校)建立特色分馆。国家科学图书馆各单元在业务职能上的分工是总馆代表国家科学图书馆负责全院文献情报服务的组织、管理和协调,负责公共信息平台建设和服务,领导各分馆开展高效的文献情报服务。各法人分馆,作为有特色的文献情报服务中心,根据全院统筹布局,参与全院文献情报联合建设,负责相应领域的战略情报研究和面向相应地域研究所一线的深层次用户服务;各个特色分馆,在服务本单位需要的同时,接受国家科学图书馆的业务指导,满足特色需求,服务全院,辐射全国;各个研究所图书馆,在国家科学图书馆的统筹协调下,共同支持研究所的文献信息服务。全馆将通过服务创新、技术创新和机制创新,为科技自主创新提供国际一流的文献保障能力、国际一流的一线用户服务、权威可靠的战略情报研究,在国家科技文献平台中发挥骨干作用。

适应组织体制及业务机制的要求,国家科学图书馆各单元在公文管理上实行集中统一与适度分权相结合的方式。总馆代表国家科学图书馆联系中国科学院、国家科学图书馆理事会、各分馆和国内外各机构,负责全馆公文的收发;各分馆负责内部公文的收发,主要与国家科学图书馆总馆、中国科学院各相关分院、相关研究所和所在省市联系。在具体运行中具有以下几方面特点:

第一,集中统一与相对独立分散的特点。

作为中科院基层研究所,公文来文主体为院机关及其各厅局,主要涉及各业务指导以及相关管理工作,对于此块文件,目前已建立由总馆代表全馆进行统一接收、统一派发、统一调度的制度。同时国科图总分馆四个单元分处全国不同地域,势必与其所在地的分院机关、地方政府、其他平行单位发生关系,办理公文来往。鉴于此实际,国科图规定党务、地方事务由各分馆自行协调处理,授予分馆公文办理的自由度和相对独立性。

第二,公文管理一体化趋势开始显现。

随着国科图业务一体化进程加快以及管理文化的逐渐融合,加上系列制度保障,公文一体化趋势开始显现。主要表现在收文信息共享、统一对外发文、公文流转传阅跨地域一体化运作等。其中电子化及各种技术手段的使用提供了技术上的支撑。

第三,公文管理手段呈现多样性和灵活性。