档案扫描工作结束以后,要对先前为适应高速扫描仪而拆开的档案进行重新缝制,恢复其原有的整理状态。一是缝制中要耐心、细致,谨防缺页以及页序不对等现象的发生,并对档案原件的完整性做一次检查。二是在缝制过程中要注重对档案的保护,尽量减少因第二次缝制对档案的再破坏。在可能的情况下,尽可能的利用档案上原有的针孔进行缝制。三是对有关破损档案的修补。对由于档案自身的老化或者操作原因而产生的破损,应该给予修补,并在修补时注意对其原貌的保护,保证其凭证性。对由于老化而产生的字迹消褪以及纸张发脆现象,也应该采取有效的补救措施,保证其可用性。

2.档案的清点、移交

在一定量的档案缝制完毕以后,要对其进行数量上的清点,做最后一次检查,确保档案的完整性。在工作中由于不细心可能会出现档案丢失以及缝制错误等情况的发生,应该及时发现,并采取补救措施。在移交过程中,扫描人员与库房管理人员应该履行有关交接手续,做到权责明确,有据可查。库房工作人员在将档案重新放入库房以前,应该对档案进行必要的处理。如对档案进行消毒、杀虫,以防带入扫描过程中接触到的尘埃、霉菌以及害虫,而对库房中其他档案造成感染和破坏。

3.扫描数据的备份工作

档案数据在经过审核以后,应该及时地导入单位数据库服务器中。但由于扫描数据是以比特流的形式存放在计算机中的,如果计算机系统瘫痪,就极易造成扫描数据的丢失和不可读,因此根据“不要把鸡蛋放在一个篮子里”的安全原则,除了在服务器中的数据以外,还应该通过其他方式做好扫描数据的备份工作,备份数据并非冗余数据,可以起到以防万一的作用。对于备份策略,应该选择多样化的存储模式进行备份,即依照原来“鸡蛋”的模式复制几个一样的“鸡蛋”,并将这些“鸡蛋”分别盛放在几种不同的“篮子”里。这样,不管哪一种类型的备份受到破坏,均可以通过其他类型的备份得以恢复。

同时还应该对备份数据进行定期检查,检查存储载体的物理状态及其所存储数据的可读性和可用性,以便于及时地发现,及时地挽救。鉴于目前存储载体的高密度性,如果存储载体某一小部分出现问题,就有可能导致“全军覆没”,因此,定期进行信息检查对备份工作是非常必要的。另外,如果数据信息采用特殊的格式,我们也应该

注意该格式读取软件的备份与升级。

4.数据出现问题时,切勿“病急乱投医”

数据信息一旦出现问题,应该启用备份数据信息来进行数据恢复,如果备份数据信息失灵,应该着手对丢失或破坏的数据信息进行修复。修复一定要通过正规渠道进行,切忌个人乱操作。对数据信息的修复应该找技术比较雄厚、经验比较丰富的公司。否则个人的乱操作、误操作以及修复操作的反复进行容易导致信息的覆盖,造成二次破坏,增加信息恢复的难度,使数据恢复的成功率下降或使数据修复的成本增加,给单位造成更大的经济负担。例如 DRS数据修复中心是一家专业的数据恢复单位,他们的技术专家发现,7%的客户在灾难发生后反复开机,导致客户里有28%的数据不可恢复;42%的客户在灾难发生后没有进行任何操作,其数据恢复成功率达到97%;20%客户自己修复或送其他公司修复过,二次修复和开盘在技术难度和修复时间上有所增加,成功率会有所下降。在数据修复以后,应该尽快做好修复后数据的备份工作。

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