胜任力模型所指的胜任特征,是能将某一工作中成就卓越与成就一般的人区别开来的深层特征。知识和技能是胜任力模型中的表面胜任特征,也是完成具体工作任务必须具备的能力素质。与性格特质等核心胜任特征相比,知识和技能更容易通过学习和培训获得改善。档案工作者完成工作任务需要具备的知识和技能包括:

1、 与机构整体业务工作有关的知识

档案工作具有服务属性,其最终目的是为中心工作服务。档案管理活动的客体是在本机构各项工作中形成的档案,服务对象是本机构和社会各界需要利用档案信息的利用者,这就要求档案工作者应该了解档案形成者的机构设置、工作规律、工作流程、日常管理等背景知识,对本机构的整体业务工作有全面的了解和认识,成为复合型人才,才能真正胜任档案工作。

2、 档案管理的专业知识、技能

档案工作是一项专业性工作。档案工作者要具备档案专业基础知识,例如文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等基本知识,熟练掌握档案收集、整理、保管、利用等各个环节的各种业务规范和专业技能。同时,档案工作者还要熟练掌握档案专业法律法规,能够把政策法规和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于档案工作实际,这样才能熟练完成档案业务工作,取得较好的工作业绩。

3、 电子计算机应用技术、外语知识和应用现代化手段的管理能力

21世纪,手工的、经验型的、封闭式的传统档案工作方式逐渐被自动化的、科学的、开放的现代档案管理方式所取代,数字化设备、影像和信息的管理需要过硬的计算机操作技术和应用技术。这就要求档案人员掌握计算机系统和网络知识。我国加入WTO后,对外交流更加频繁,档案中出现了越来越多的外文材料,如外事档案、进口设备档案等,外语技能显得更加重要。

4、 其他与档案工作相关的知识技能

档案工作者除了掌握档案学基本知识以外,还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识和技能,例如组织文字材料的写作能力、历史知识、古汉语知识、档案宣传和展览等知识;档案行政管理人员还应该掌握一定的领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识;档案编辑出版工作人员应该掌握新闻学、编辑学、出版学等方面的知识。档案工作者只有掌握了相关的专业知识,才能在新形势下更好地完成档案工作任务,推动档案事业的发展。

(二)核心胜任特征:特质和动机

根据冰山模型和洋葱模型,特质和动机是构成胜任力模型的最核心胜任特征,对胜任力起着至关重要的作用。档案工作者应该具备怎样的特质和动机,才能较好的胜任档案工作?