1、 稳定的心理特质
档案工作是一项管理性、政治性工作,在整个工作体系中处于为各项中心工作提供凭证和参考依据的从属地位,而不是主导地位;并且由于档案工作的专业性特点,其工作意义和成就不容易被大多数人理解和认可。因此档案工作者在工作中容易产生消极压抑的情绪,影响工作能力的正常发挥,阻碍工作发展。所以,档案工作者要具备稳定协调的心理特质,性情恬静、心态平和,能够调节焦虑、压抑等负面情绪,保持积极健康的心理,享受平凡工作带来的满足感和成就感。
2、外倾的性格特质
传统意义上的档案工作主要是档案整理和管理等静态工作,要求档案工作者具备的性格特质是甘于寂寞、默默奉献等;但是随着档案工作的发展和社会档案意识的提高,档案工作的服务性、社会性功能逐渐强化,档案工作者在日常的档案收集整理工作中需要与本机关各个部门沟通,监督指导档案工作的开展;在档案利用服务工作中,要与利用者形成良好沟通,了解利用需求,成为利用者与馆室藏档案之间的有效桥梁。所以档案人员需要具备更强的沟通和协调等外倾性能力,才能充分利用完成工作所需要的资源,更好地胜任工作。
3、较高的道德水准
档案工作者个人的道德品质修养是胜任档案工作需要的重要特质。档案工作者所管理的档案信息内容涉及国家机密和公民个人隐私,档案工作者必须以较高的道德水准担负起国家和社会给予的特殊信任。根据《中华人民共和国档案法》和国际档案理事会于1996年通过的《档案工作者职业道德准则》,档案工作者应该具备忠于职守、爱岗敬业;遵纪守法,严守机密;博学求进,公正服务的职业道德。档案工作者必须将档案职业道德内化为内心的情感和信念,并以此指导档案工作实践,才能较好的履行职业使命。
4、较强的成就动机
成就动机是个体追求自认为重要的有价值的工作,并使之达到完美状态的动机,即一种高标准要求自己取得活动成功的动机。档案工作者需要有较强的成就动机,具备对社会和历史负责的职业责任感和荣誉感,以维护人类社会历史记忆的真实性、可靠性与连续性为最终目标,才能自发地积极地投入工作,控制自己,尽量不受外界环境影响,克服工作中的种种困难和障碍,取得优良的业绩。
三、档案工作者胜任力模型的应用领域
在现代信息技术发展的背景下,社会信息公开意识极大强化,人们对档案信息的需求以及获取方式都在发生重大变化,然而档案部门相对封闭的管理方式和传统的人力资源配置使这一职业缺乏内在的应对机制。档案职业主体构成素质不容乐观,档案职业边缘化日益加剧。在这样的背景下,档案工作者胜任力模型在实践中的应用对实施档案职业准入控制、优化档案人力资源配置、促进档案事业发展尤为重要。
(一) 核心胜任特征——人员选拔的条件依据
目前我国档案职业发展存在诸多问题,档案职业缺少职业资格准入制度是一个重要原因。根据冰山模型,知识和技能浮在水面上,容易培养和改变,而特质和动机等人格特质潜藏在水面下,不易触及和改变。人事部门在进行档案工作人员测试和选拔时,应按照胜任力模型考查考生的性格和心理等潜在特质,筛选具备档案工作核心胜任特征的人员。这样,既能保证工作者发挥自身优势,出色完成工作任务,创造良好工作业绩,又能使档案部门获得真正需要的人才,保障档案事业持续稳定发展。
(二) 表面胜任特征——在职培训的针对性蓝本
胜任力模型中的表面胜任特征——知识和技能是可以通过培训改善和提高的。档案工作者胜任力模型是制订科学、合理的档案专业教育培训规划的依据和信息源。档案培训机构可以根据胜任力模型中知识和技能的需求,合理规划培训课程,积极探索教学模式,制订培训与考核计划,使从事档案工作职位的人员具备工作所需要的职业核心技能,并且不断接受档案的新知识、新技术、新技能,了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代科技在档案工作中的运用,提高档案工作者的职业胜任力。
(三) 自我能力开发的指示器
自我能力开发,是指人才个体从相关岗位对能力素质的实际要求出发,对自身能力素质进行的一系列有目的、有计划、有步骤的拓展、提升和整合。它主要是个人行为,包括个人的学习、研究、观察、实践等多种可以促进能力素质提高的活动,终身学习的能力是自身综合能力的一个重要方面。只有在精确完善的胜任力模型基础上,档案工作者才能通过制订个人的学习和发展计划,切实提高职业竞争力,使自己的知识和能力更适应现代档案事业发展的需要。
(四) 职业生涯规划的基础
职业生涯规划是指个人和组织相结合,在对个人职业生涯的主客观条件进行测定、分析、总结研究的基础上,结合时代特点,根据自己的职业倾向,确定最佳的职业奋斗目标,并为实现这一目标做出行之有效的安排。档案工作者胜任力模型能够帮助档案工作者深刻理解档案工作需要的能力与特质,在真正了解自己的基础上,进一步详细估量内、外环境的优势和限制,在“衡外情,量己力”的情形下设计出合理且可行的职业生涯发展方向。
档案工作者胜任力模型能够提供档案工作者需要具备的能力和特质的结构模型,为档案部门选人、用人、育人、留人、优化人力资源配置提供科学系统的理论和操作依据,也为档案工作者的自我能力开发和职业规划提供参
考,实现档案工作者个人职业生涯与国家档案事业发展的双赢。
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