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浅谈信息不对称对现代档案工作的影响及对策

现代档案馆是社会中独立存在并服务于全社会的文化事业机构,档案馆的社会性经历了一个漫长的发展过程。受历史传统的影响,我国档案工作未能完全融入社会,成为公众的需要。这主要是因为长期以来档案工作带有一定的机密性,直接导致公众对其工作性质和工作程序的不了解。但在现代社会中,档案作为一种特殊商品,存在着供给与需求的平衡关系。档案信息供需双方具有不同的目的和动机,不同的要求和利益。利用者要求供给方提供客观、公正、详细、及时的档案信息,而供给方由于种种原因,提供的信息不能满足利用者的需要,导致信息的不对称,甚至错位。因此,档案信息供需之间的矛盾是普遍存在的,这种普遍性主要表现为信息的不对称。

一、信息不对称

所谓信息不对称,主要是指信息拥有者由于主客观等原因没有将信息及时、有效地公布出来,从而造成另一方信息的不畅通,形成信息的不均衡、不对称。信息不对称的概念和分析方法可以运用到包括档案利用工作在内的各种领域。

作为档案收藏和管理部门的档案馆或档案室,对于浩如烟海的档案信息,不可能做到如数家珍。利用者不可能像到图书馆或博物馆一样,任意地查找全部馆藏目录信息,有些档案必须经过严格的审批才能提供给利用者。因此,用户无法获知究竟档案馆有没有自己需要的信息,怎样可以利用等;另一方面,掌管档案的工作人员只熟悉自己职责范围内的业务,不可能了解全部的馆藏信息,同时对用户的需求究竟是什么,也不能做到完全了解,所以提供给用户的信息可能有限。档案馆工作人员与利用者之间的这种信息不对称严重影响着档案利用的效果,应当引起我们的注意。

二、档案工作中信息不对称的缘由

冯惠玲在《论档案馆的“亲民”战略》中提到,对于现代档案工作来说,有个司空见惯的现象值得我们深思:我们为社会精心保存的作为“社会记忆”的档案,却很少引起广大民众的关注。美国档案学者埃文斯尖锐地指出,“信息时代最使人惊奇和令人遗憾的一个方面是档案这种信息记录最为古老而持久的形式,虽然对于每个国家和每个民族都是惟一的和至关重要的,却很少为人们所知道和了解,因而,这个信息资源从总体上说,还很少得到有效的利用。”①

加拿大档案学家特里·库克精辟地总结到,“20世纪末期公众对档案的认识,或至少是用纳税人资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化,即现在档案是属于人民,为人民服务,甚至通常由人民管理。在普通公民看来,档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人利益,而且更多的是要为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”②从某种程度上来说,问题的症结并不是公众不需要档案,而在于档案馆。