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探究工程设计企业电子文件的归档管理

随着企业计算机网络的建成和生产过程中计算机技术的广泛应用,尤其是工程设计企业,近年来使用CAD绘图确实产生了大量与纸质文件相对应的电子文件。尽管档案部门三令五申要求归档,但设计项目电子文件的归档还几乎没人去做,对今后的保管和利用十分不利。

众所周知,工程档案很重要,不仅起到历史凭证和工作查考的作用,而且是历年来质量、环境、职业健康安全“三标一体”管理体系检查中不可缺少的依据,公司的生存和发展都离不开工程档案,尤其是电子档案,对于提高勘察设计工作效率起着极大的作用。因此,保证电子文件的完整、安全和有效利用势在必行。

一、现状分析

1、目前,部分电子文件未归档,流失严重。以我公司为例,除勘察、测量项目外,港口、路桥、土建所有设计项目的电子文件一直没有归档,一方面设计人员嫌归档麻烦,另一方面怕自己的设计成果形成电子版后容易被别人窃用,因此造成大量电子文件保存于个人手里或已流失,对今后的使用造成很大的不便。

2、部分勘察、测量项目归档不及时、不齐全。

3、部分归档文件材料的标识出现不同程度的错漏:图纸更改但目录没有更改、计算书封面新旧版本不分、图纸版号错误、文字有效版本不详、签署不全、使用圆珠笔或铅笔书写等。

二、影响因素分析

根据以上主要问题,通过因果图进行分析,可以找出以下影响因素所在,如图1所示。

 

 

三、要因确认

从上述已展开的因果图中可以看出,七个末端的原因是影响电子文件归档的因素,但是有些原因并不是档案部门可以直接解决的。为解决电子文件归档中存在的问题,从档案工作的实际出发,我们确定了以下五个要因,见表1。

 

 

四、对策制定