从档案目录到全文信息,从阅览原件到提供开放档案的二次、三次文献,从馆内查阅到网络查阅,从利用平面媒体到利用多媒体公布开放档案,档案馆向社会传递开放档案信息的方式不断丰富,形成多层次多形式的格局。

二、档案开放对接待利用工作的影响

(一)利用者类型呈现多元化

档案开放以前,北京市档案馆利用工作主要服务于党政机关工作人员,为其工作查考和编史修志工作提供服务。档案开放以后,其他社会组织、学术研究者、公民个人等利用者也纷纷加入到档案利用的队伍中来,利用者群体不断壮大。

1.因公查档利用者的数量变化

因公查档利用者包括工作查考型和编史修志型两种,其利用人数和利用卷数的变化规律与具体工作任务直接相关,受档案开放影响较小。2003年前,受编史修志工作和大量单位查阅批地文件影响,因公查档利用者占年度总利用人数的比例高达95%以上,2004年后这一比例基本保持在30%左右。

2.学术型利用者的数量变化

档案开放对学术性利用者的影响远远大于其他类型的利用者。北京市档案馆开放档案,为广大学者,尤其是各大学的在校学生开展课题研究、撰写毕业论文提供了丰富的史料,大量学者从到图书馆利用二次、三次文献,转为走进档案馆,把这里作为获取第一手研究素材的知识宝库。正如一位大学生所言:“在我们班,到档案馆来查档案已经成为一种时尚。”近年来,学术型利用者占年总利用人数的比例保持在38%左右,该类利用者利用档案的数量最多、范围最广,对数字化档案系统和网上查档服务等现代化技术的利用频度都居各类利用者之首。

3.个人取证类利用者的数量变化

个人取证类利用者的档案利用需求受政策法规影响很大。1996年,北京市颁发了对劳模予以奖励的文件,为方便公众查阅,1997年北京市档案馆利用开放第二批档案的机会,开放了1100余卷劳模档案,吸引了大量公众查阅取证,为维护老劳模的权益发挥了重大作用。随后几年,又分别开放了民国诉讼档案、民国户籍档案、工商登记档案、同业公会档案,这些档案的开放,简化了公民查阅档案的手续,为广大社会公众维护自身权利、开展家史研究发挥了重要作用。该类利用者占年度利用总人数的比例,由上世纪末期的不足5%发展到最近几年的30%左右。利用档案的目的,从单纯的解决待遇、维护权益发展到寻根探祖、研究家史。馆藏档案服务民生的作用越来越显著。

(二)接待利用工作的变化