档案开放后,为适应档案馆工作重心向利用工作转移的变化,为满足社会各界的档案利用需求,北京市档案馆接待利用工作的服务观念和服务方式也发生了变化。
1.接待服务由被动转向主动
利用部门改变坐等利用者上门的传统观念,采取送档上门、主动宣传、捕捉热点等方式扩大档案信息的传递范围,提高信息服务的针对性。
1997年至1998年,利用部门发现很多单位为办理房地产手续查阅相关档案后,立即收集馆藏相关档案信息,制作专题卡片,为市内数十家单位送档上门。这项工作为大量单位办理土地权属证明,避免经济损失提供了有力的帮助;2001年至2002年,利用部门采取主动宣传的方式,到全市高校发放宣传材料,开发利用市场,随后几年学术研究利用者的数量逐年提高;北京市出台奖励劳模等政策后,利用部门及时向相关处室提供信息,制作劳模档案等专题数据库,提高了档案信息服务的效率。
2.查阅手段由传统转向现代
检索方式由纸质目录、卡片检索转向以计算机检索为主;阅览方式由单一的原件档案阅览转向原件档案、数字化档案、缩微档案同时提供;来馆查档的方式转向来馆查阅与馆外互联网在线查档共存的方式。
3.服务方式由单一走向全方位
多年来,北京市档案馆始终在满足利用者多领域、多层次、多样化的档案信息需求上进行着积极探索。通过改造接待场所分区服务;提供各类便民服务项目和服务设备;延长接待查阅时间,开展节假日预约服务;针对不同类型利用者的需要购置各类文史资料和政策汇编;发挥桥梁作用,加强馆内外合作,共同开发档案信息等方式,全方位、多层面地开展服务。
三、档案开放利用工作中的问题
(一)馆藏档案开放力度可以进一步加大
虽然档案馆已开放大量档案,但是开放数量与利用者需求之间的矛盾依然突出。在接待利用过程中,很多利用者,尤其是研究范围越来越广泛的学术型利用者,经常提出进一步扩大开放档案范围的要求。
(二)开放鉴定工作应该加强
面对利用者类型多样化,外籍利用者越来越多的局面,为了保证档案信息的安全,应该从档案开放源头上把好开放鉴定关,建立合理的档案鉴定管理制度,加强鉴定人员专业技能、政治觉悟、文史知识的培训工作;加强档案进馆前,档案移交单位编写解密划控说明的工作。
(三)关于开放档案的公布问题
根据有关法规,档案利用局限于阅览、复制和摘录,档案公布权由档案馆掌握,而且已开放档案的公布也划入控制范围。对于已经开放的档案信息,还要设置公布审查的门槛,增加了社会公众使用档案信息的手续,损害了他们自由、平等地使用已开放档案信息的权利,不利于充分发挥档案信息的价值。
15年来,通过开放档案等一系列卓有成效的工作,北京市档案馆已经走出封闭的大门,回归社会。在信息开放的新形势下,档案馆应该以更加开放的胸襟,奉献给社会更加丰富的信息资源,更好地融入社会。