(3)树立“以利用者为中心”的服务理念。“以利用者为中心”就是要满足利用者的利用需求。利用者的利用需求是多种多样的,档案部门就需要以利用者的需求为导向,树立“以利用者为中心”的理念。改变以往在档案的保护、开发与利用服务中一贯采取的以档案为中心的思路,转而采取以档案利用者为中心的思维方式和行为准则。

2、整合高校档案信息资源,加强特色资源数据库建设

高校档案信息资源建设是档案资源实现共享的基础。离开这一基础,档案信息资源共享就成了“无源之水”。对于各个高校档案馆来说,加快档案资源建设,要把好档案收集关,扩大征集档案的范围。既要内容全面,又要注意特色,既要注意当前需要,又要兼顾长远利用,保证库藏档案资源充足、有效、高质,为档案信息资源共享做好贮备工作。更重要的一点是在优化传统档案管理与服务工作的基础上,加强特色资源数据库建设。

(1)建立数字化馆藏档案基本目录数据库。根据学校各类档案基本情况,通过著录标引,建立起以原始保存状态为编目单位的各种档案基本目录数据库,即传统手工案卷目录和卷内目录的数字化,且能通过计算机检索与编目。

(2)建立学生成绩学籍数据库。从新生网上录取的那刻开始,就将学生的基本情况录入学籍库。有了对应的高水平档案主页,就能通过高校的网络系统,在学生成绩产生的同时直接转为学生成绩数据,一旦学生毕业,学生成绩和学籍库就同时建立起来,成为学生真实情况的反映。满足毕业生走入社会找工作、考研、出国深造出具档案证明材料的需要,以及为甄别学生毕业证、学位证的真伪提供确切的证据。 　　(3)建立教师业务档案数据库。每位教师自参加教学工作起,他的学识水平、教学实绩 、技术职务、科研成果,都在不断地变化,也在不断地增加和丰富。通过建立教师业务档案数据库,可以历史地、全面地记载下教师在教学、科研中的工作成绩,客观地、综合地反映教师业务能力、学术水平和工作实绩。而且通过对教师业务档案数据库的动态访问利用,也是构建人才信息库,为领导全面了解教师队伍状况、培养与使用教师、提高师资队伍的整体水平和教育质量提供依据。

(4)建立科研技术成果动态数据库,这样既可以了解学校的科研动态,也可以为科研物化和推广提供软件支持。建立完善的科研成果动态数据库,将科研成果在网上公布,就可以为科研成果的转化创造更多的机会。

(5)建立名人档案数据库。高校是科技精英和文化精英荟萃的地方,这些知名人士在教学、科研、管理和社会活动中产生的材料,具有十分重要的保存价值,对于了解高校的历史变迁、学科沿革、学术思想的发展有着重要的参考和查证作用。名人档案中记载了名人多年辛勤耕耘的成果,严谨治学的业绩,为祖国科教事业的崛起而顽强拼搏、无私奉献的精神风范,是师生学习的榜样,是启迪和激励年轻一代不可多得的生动教材。高校档案馆建立名人档案就可以把这些材料收集整理,建立系统、完整的名人档案数据库,从而丰富了馆藏,传承了文化。

3、积极拓展档案信息资源共享的新途径

高校档案部门应积极研究“开放存取”中信息资源建设思路,拓展档案信息资源共享的新途径,更好地为学校和社会以及公众服务。

(1)各高校间建立档案信息集成系统。为了进一步推动本校信息化的快速发展,各个高等院校都加快了信息化建设的步伐,建立了适合本校信息共享的硬件平台、软件平台以及应用系统,初步实现了教务、科研和各项工作的计算机网上管理。但是,由于各个高校信息化建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等不相同,而且不同的档案部门或同一档案部门的不同的信息化业务环节会采用不同的多种多样的信息技术,使用不同的管理软件,这样就形成了信息资源共享的技术壁垒。因此,各高校间的档案部门无法形成信息互访机制,给档案馆接收数字档案并有效整合信息资源带来了极大的困难,难以实现档案信息资源的充分共享。联合各高校构建档案信息集成系统,联合各个异构的应用系统,实现档案信息资源的整合、加工和综合利用,就能够形成一个互相融合的整体和功能最强、效果最优的系统,实现高校档案信息资源共享。

(2)利用信息推送技术提供信息资源共享的个性化服务。所谓推送技术是与有关媒体合作,利用其信息推送软件,向因特网的广大用户主动地发布、推送各种所需信息。用户可先向系统输入自己的信息需求,然后系统就能主动对数据库等资源进行有针对性的搜索,并利用智能化手段挖掘显性信息中的隐性知识,从而得到读者所需要的学科知识、专业细化的知识、面向课题的知识等等。并定期将有关信息推送至读者的主机上,使读者一次输入请求,就能定期的、不断的接收到定制的最新知识。

(3)通过信息挖掘技术开发高校档案信息资源。传统的简单调阅、浅层次的档案利用显然不能满足学校和社会对高校档案资源的利用需求。网络信息挖掘是指在大量训练样本的基础上,得到数据对象间的内在特征,并以此为依据进行有目的的信息提取。网络信息挖掘技术具有采集动态网页的功能,可以自动辨别网页的内容,通过网站提供的查询接口对数据库中的信息进行阅历和分析整理,提取相关信息导入信息库,可以达到扩大利用面、优化利用效果、全面实现高校档案信息资源共享的目的。

对于“开放存取”环境下“高校档案信息资源共享”研究既具有学术理论研究的价值, 又具有实践运用的价值。在理论研究上, 它不仅符合档案学学科体系建设与拓展的新趋势, 有利于学科知识体系的完善, 而且对于已有的档案学关于档案信息属性、档案开发利用、馆际协作、资源整合等专题的进一步研究也有促进作用。从实践运用上, 它不仅为档案信息资源的共建共享提供理论指导, 寻求更合理有效的实现模式, 而且有利于在更大信息资源范围内与其他资源类型实现共通。

参考文献:

1. 季拥政:《开放存取:一种获取信息资源的全新途径》,《攀登》,2007年第1期。

2. 张林华、张小娟:《政府信息公开环境下的档案信息资源共享——基于“开放存取”理念的思考》,《档案学研究》,2009年第4期。

3. 王丽丽:《基于信息资源共享的高校档案管理模式重构》,《安阳师范学院学报》,2008年第4期。

4. 刘艳:《论高校档案信息资源共享的管理机制的构建》,《图书馆》,2008年第6期。

5. 许萍:《加强高校档案管理信息资源共享的必要性》,《淮南职业技术学院学报》,2009年第1期。

6. 柯琳:《档案信息资源共享述评》,《档案管理》,2006年第1期。

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