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浅议从一起行政复议案件看未开放档案利用工作的法规制度建设

摘要: 本文以一起行政复议案件为例,通过分析档案馆和行政复议机关对案件的看法,指出了档案部门应该用依法行政的要求审视未开放档案的利用工作,为此作者建议从以下四个方面加强未开放档案利用工作的法规制度建设。一是依法区分档案行政审批职能;二是加强利用环节法规制度建设;三是梳理特殊档案查阅限制规定;四是强化查档身份审查追溯管理。

关键词:未开放档案 档案利用 法规制度建设

案情简介

2009年11月某日,某律师事务所一律师持律师执业证、原告代理人的授权委托书及某法院的受理案件通知书来到某档案馆,要求查阅其代理的经济纠纷案件中的被告当事人的婚姻登记档案。因涉及第三人隐私,未提供该法院开具的有明确调查内容的协助调查函或调查令,接待人员拒绝了其查档要求。该律师对相关解释不认同,坚持认为受理案件通知书就是《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项规定的律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中,持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案中所称的“证明材料”。次日,遂向区政府法制办提起行政复议,后由于其他原因该申请人以“民事诉讼案情发展需要为由”主动撤回申请,该案件因此而终止,是北京市首个提起档案行政复议的案件。

点评分析

该档案馆认为,该案件中档案馆未允许申请人查阅未开放档案依据充分。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第八条规定,地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)第二十二条第四款、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》(以下简称《北京市实施〈档案法〉办法》)第二十七条第一款规定,机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案,须经保存该档案的档案馆同意,必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。该案件中,申请人要求查阅其所代理的经济纠纷案件中对方当事人与第三方的婚姻登记档案,涉及公民个人隐私,依据《实施办法》第二十条第一款第二项和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条第十六项的规定,形成未满30年(便形成满30年),因涉及个人隐私,属于未开放档案。依据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十七条第二项中,涉及个人隐私的材料,当事人及其诉讼代理人可以申请人民法院调查收集证据的规定,以及《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项的规定,档案馆只向持单位介绍信的人民法院工作人员,或持法院的协助调查函、调查令的委托人、诉讼代理人提供所要查阅的婚姻登记档案信息。因此,档案馆未允许申请人查阅婚姻登记档案依据充分。

该区政府法制办在该行政复议案件立案过程中认为:接待人员在办理查阅未开放档案的利用过程中,应留取或复印相关证件、证明等证据材料;对法规规章条款内涵不清楚的,不应以本机关的理解做出规定,应提请制发机关做出书面解释,在执行时依据更为充分。该档案馆已经就律师争议的“证明材料”的内涵,提请《婚姻登记档案管理办法》的制发机关民政部做出解释。

案件启示与对策