得分率最高的是内容指标,其次是形式指标,得分率最低的则是这些高校档案网站的功能指标。根据分值可见,网站内容指标的分数在6—10分之间,形式指标分数在6—13分之间,功能分值差别较大,从26—50分不等。功能指标得分中,差距产生主要表现在交流和服务功能方面。

这13所高校中,有11所高校有独立的档案网站,2所挂在本校网站的相关栏目中。各个高校应该申请独立的域名,并确保链接的有效性、稳定性,避免出现无链接和死链接现象。

3.结论及建议

3.1 北京市高校档案馆网站建设的现状及结论

3.1.1目前北京高校建立本校数字档案馆网站的数量少之又少,令人吃惊

此次调查,90所高校中仅可以查到16所高校有本校档案馆网站,属于国家211工程及985项目的北京高校基本上都有自己独立的档案馆网站,其中有个别学校数字档案馆挂靠在本校主页的某些栏目中。

3.1.2 已经建立的高校档案馆网站,基本能涵盖档案网站所要求的基本内容和基本功能

各个高校档案馆都包含档案馆概况、机构职能、政策法规、业务动态等基本内容,同时也都包括业务指南、利用指南等项目,个别高校档案服务功能比较健全,例如清华大学,档案检索功比较全面,设有站内信息检索、网站地图、相关链接等栏目,同时提供相关的档案信息下载。部分高校,例如中国人民大学,在档案信息交流方面做得比较完善,注重和用户的信息沟通,信息反馈相对比较及时。

3.1.3 高校档案网站建设仍有很多问题有待解决和完善

高校档案馆网站信息内容更新周期长,时效性差。档案检索功能有待进一步提高和完善,检索工具应该多样化。另外,随着高校信息公开化,随之而来的档案信息安全问题也应该给予高度重视。

3.2 对北京市高校档案馆网站建设的几点建议

3.2.1 要注重高校档案信息资源开发的广度和深度

在进行档案信息资源整合时,要增加信息的覆盖面,扩大学校归档信息范围,加强本校特色档案建设。校务公开要及时透明,信息更新周期要短,内容要有创新性。同时,应该确保档案信息的深度,不能华而不实,对档案信息质量的控制要严格,确保信息可靠性和安全性,同时注意保护档案隐私内容。

3.2.2 要重视网站的互动功能

增强学校档案网站的信息交流功能,不仅有利于用户对本校档案信息资源的利用,而且有利于提高本校在档案信息网站建设方面的知名度,对于今后档案工作的开展有推动作用。

3.2.3 要注重提高高校档案信息资源的检索功能

检索功能强大与否直接影响档案信息利用的工作效率。这个功能的提高有助于数字档案馆整体工作水平和绩效评价的提高,是档案工作的核心工作。