长期以来,受档案保管和利用环境的制约,许多高校的基建档案管理基本上处于封闭、半封闭状态。检索手段落后,丰富的档案信息宝藏“锁在深宫无人识”,档案馆“门前冷落鞍马稀”,馆藏逐年递增,但档案利用率却没有同步增长,大量的基建档案信息与档案利用率之间存在着巨大落差,可以反复利用的档案信息资源得不到有效的流通与共享,长期以来这种状况不但严重影响基建档案价值的发挥和对现实工作的支撑,而且严重影响档案工作的作用和地位,不利于基建档案事业的可持续发展。 其问题简单概括为以下两个方面:
1.建档质量不高
有些档案管理人员对基本建设工程信息的来龙去脉认识不清,对收集到的资料不能及时进行整理、分类,往往简单装订、随意放置,这样不能保持其成套性、准确性、系统性,直接影响了档案的内在质量②。
2.纸质档案利用存在弊端
档案的利用是档案工作的最终目的,档案的价值也在一次次的利用中体现出来。一般来说,提供档案利用的方式有三种:第一,以档案原件提供利用。第二,以档案复制件提供利用。第三,根据档案内容编写参考资料提供利用。基建档案主要以前两种利用方式居多。从基建档案现存状况看,由于长期原件提供利用,许多图纸破损严重,且已无其他备份可供复制。再有些高校的档案管理员在整理档案的过程中,考虑到档案的完整性及避免日后利用过程中的遗失问题,通常把一栋楼的同种图纸用线装订在一起,这样虽然其完整性保证了,但是利用起来很不方便,图纸又大又多,给复印带来极大的难度。
三、健全制度、依法治档、合理利用、积极创新
是基建档案信息化管理的运作方式
基建档案信息化其实也是一项系统工程,其实施也将按照工程建设模式来进行,作为一项工程其各项建设内容有着内在的逻辑关系。因此,其运作方式应该分步进行:
1.根据基建档案信息化总体规划拟订具体的分期实施方案。分期实施方案要充分考虑国家信息化战略实施进程、档案管理和发展需求、经费投入保障、技术支持能力、人力资源状况以及工作环境等因素。
2.建立基建档案管理制度和业务标准。即按照基建档案信息化的要求制定电子文件和数字档案的管理办法和标准,确定搭建系统平台的功能要求和技术规范,制定网络及信息安全管理制度,从依法治档的高度为基建档案信息化建设提供制度保障。例如制定电子案卷质量标准,使分类组卷达到或接近最佳水平;制定数字接收档案标准,以确保电子归档质量;制定计算机网络整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准,使档案信息管理工作统一化、规范化。
3.基建档案归档自动化、馆藏数字化。即在自动化网络办公的条件下,其管理形式以电子文件的创建和流转为特征,其档案的形成必然以电子文件的形式出现,对电子文件的归档管理必须实现自动化。在这方面,我校是运用的OA办公软件系统和南大之星档案软件(B/S),我们档案管理员在OA办公系统中对学校的收发文进行归档处理,然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再将文件上传到南大之星档案软件中,形成数字档案,以逻辑归档形式通过网络运行实现文档一体化。
4.队伍建设和业务培训。档案信息化对档案管理人员来说是新事物,为了确保技术应用和档案信息的知识化、社会化开发,不仅要求档案员有档案管理方面的知识,又要有企业管理方面的专业知识,并能熟练操作和应用计算机,所以专兼职档案人员要多参加一些专业知识培训、业务学习、研究专家写的优秀档案论文,尽快提高自身各方面的素质,成为一名出色的档案工作管理员、现代的档案管理和信息开发者。
5.开放基建档案共享信息和开发辅助决策支持系统。基建档案信息化的根本目的一方面是深入、广泛地开发利用基建档案资源,最大限度地提高基建档案利用价值;另一方面是有效提升基建档案管理的基础性作用和地位,充分发挥基建档案信息在工程建设方面带给决策者的辅助决策作用。因此,基建档案信息化的核心工作便是档案共享信息系统的建立和开发,辅助决策管理系统的开发和应用,但共享的同时一定要高度重视保密鉴定和授权管理,实现基建档案的真正利用价值。
总之,随着高校规模的不断扩大,高校的基本建设将会加速发展,所产生的基建档案是学校的宝贵财富,是学校基本建设的历史记录,也将反映学校基础设施的整体水平。基建档案工作是一项管理性极强的工作,它的信息化管理水平高低,与学校现代化程度休戚相关,所以我们应从档案事业的发展趋势来对待学校基建档案管理的现代化问题,进一步做好学校基建档案的信息化管理工作,适应形势发展,满足学校整体需要。
注 释:
①杜映池,陈坚.浅谈高校基建档案的现代化管理.山西高等学校社会科学学报,2004.5(增):111—112.
②罗丙军,易志坚.论高校基建档案的建设与管理.重庆交通学院学报,2006,12,(4):143.
参考文献:
1.薛四新,彭荣,陈永生.档案信息化应用系统建设.北京:机械工业出版社,2006:31—32.
2.王萍,宋雪雁.电子档案管理基础.北京:清华大学出版社,2006:264—265.
3.陈晓伟,吴欣,高校基建档案管理存在的问题及对策.机电兵船档案,2009,(5):45.