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探析流动人员人事档案的管理

摘要:人才的流动促进了社会的进步和发展,相伴而生的流动人员的人事档案管理工作一定要引起高度重视,可通过提高对其重要性的认识、规范各环节的管理及实现其信息化管理等一系列措施来进一步完善。要通过科学的途径,促进人才的合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍的素质,使之更有利于社会的发展。

关键词:流动人员 人事档案 规范管理

随着市场经济与人事制度改革的深入,我国人员的流动越来越频繁。人才的流动促进了社会的进步和发展,与流动人员相伴而生的就是流动人员的人事档案管理问题。人事档案是组织、人事、劳动部门在人事管理活动中形成的,记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现,以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。中共中央组织部、国家人事部在1996年就联合发布了《流动人员档案管理暂行规定》,流动人员人事档案管理工作一定要引起高度重视,要通过科学的途径,使之更有利于社会的发展,保障人才合理的流动。

一、适应改革发展新形势,提高对流动人员人事档案工作重要性的认识

流动人员人事档案管理工作,是伴随着改革开放以来人事制度改革的不断深化而发展起来的。它关系到劳动者的切身利益,关系到人事档案工作体系的完整,关系到我国人事制度改革进程的进一步深入,关系到依法治国和人才强国战略的具体实施。

1、流动人员人事档案的有效管理,推动了人才资源的合理配置与使用,一方面促进了单位用人自主权和人才择业自主权的落实,另一方面有利于人才能进能出的渠道畅通,消除了人才流动中的体制性障碍,促使企事业特别是国有企业用人制度的改革,推动了政府人事部门的职能转变与服务空间拓展,这是对传统人事管理体制和制度的历史性突破。

2、流动人员人事档案为单位选人用人提供了依据,具备重要的凭证价值。它是用人单位准确选择、正确评价、科学管理与使用人才的可靠依托,是流动人员从学校到工作各阶段诸多情况得到权威性证明的最有效保障。它不仅保证了用人单位与流动人员双方的合法权益,而且使双方构成了合理而紧密的新型人事关系。

3、流动人员人事档案管理为人才由“单位人”转变为“社会人”创造了条件。传统体制下的人事档案对人才的流动有较大的制约作用,会产生“人走档不走”的情况,这给流动人员的工作、生活、待遇、户籍等方面带来麻烦,但是流动人员在身份认定、工龄计算、求职就业、出具证明、职称评审、计划生育、办理保险、退休审批等方面都需要人事档案,这就要求进一步加强流动人员人事档案的管理工作。

二、加强流动人员人事档案在各个环节的规范化管理

1、加强收集工作,完善档案内容。档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施:建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法;与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行,确保形成的材料及时归档;流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明,确保档案材料齐全、完整,提高档案的利用价值。