档案工作计划是实现奥运中心区工程档案整理进度与施工进度同步实施的前提。在实际工作中,要求参建各总包单位根据工程施工进度表,制定各自档案收集、整理计划;集团档案部门与工程部、安全质量部紧密配合,根据中心区总体施工进度、竣工工作安排制订《竣工工程档案工作时间安排》,这样把档案管理工作与工程管理工作紧紧地结合在一起,把工程后期档案工作提前到工程管理前台来做,为档案及时收集、整理,为保证档案的齐全、准确,为工程竣工发挥了保障作用。

2、工程分部分项划分措施,从源头解决档案收集问题

奥运中心区工程规模大、工期紧、任务重,交叉施工现象非常严重,因此给工程档案的收集工作带来困难。但我们发现,工程项目分部分项划分标准是档案收集的基础。如果不清楚工程项目分部分项的划分,档案收集就会出现杂乱无序的情况,与施工同步进行便无从谈起,因此,要求各总包单位提供工程的分部分项划分标准,根据分部分项划分标准,确定档案的形成时间和收集内容,从源头上解决档案收集内容、依据规程、完成时间等问题,使档案技术人员很快进入收集状态,有效解决了档案收集入手难的问题。

3、动态监管保证档案同步收集

(1)有效的监督检查是保障同步收集的有力手段

按照施工计划坚持每周到施工现场一线检查档案的收集整理情况,如施工单位何时进场,何时土方开挖,何时物资进场,何时进行相关试验,哪项工程进行隐蔽,哪天进行分项验收,哪天进行分部工程验收等。针对施工进度,集团档案部门要求施工单位提供相应的设计交底、施工物资进场检验记录、主要材料的试验记录、有关测量、钎探记录、隐蔽工作检查记录、工程验收记录等档案文件,真正达到同步管理的目的。

(2)有效监督设计变更通知单整改

工程前期,大量的设计变更通知单不符合《建筑工程资料整理规程》(以下简称《规程》)要求,设计单位按照各自单位贯标要求打印的设计变更通知单,只有设计单位自己内部各管理层的签字,即在这张设计变更通知单上没有建设单位和施工单位的签字确认,这样的设计变更通知单在现场将被视为无效文件,给工程责任各方和结算都将会带来很大麻烦,档案部门积极与设计院进行协调,提出按《规程》整改的建议,并在工程实施过程中有效监督其整改。从档案工作中提出文件形成的不足,实现档案的前端控制,保证了工程质量与责任。

档案工作计划的制定,分部分项的划分,动态的监督检查,把施工单位档案工作量化,增加了可操作性,使档案管理工作更具针对性,从真正意义上达到同步整理的目的,实现工程档案的前端控制。

三、建立风险管理机制

1、成立档案检查小组,实行全过程把关

在集团网络制度下,成立档案检查小组,由公司副总经理担任组长,由主管档案的经理办公室及与工程前期规划设计相关的规划设计部、与工程施工管理关系密切的工程管理部、与工程竣工相关的安全质量部等部室成员组成,有效实行从规划到竣工的全过程把关。

2、成立档案验收小组,保证高质量竣工档案的移交