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浅谈奥运工程档案的前端管理

摘要:本文从奥运工程档案管理的实际措施入手,总结出工程档案前端管理在工程管理中起到的积极作用。前端管理是确保奥运工程档案同步整理的有效手段,是奥运工程档案质量的重要保障。

关键词:奥运工程档案 前端管理

工程档案的前端管理是指在档案形成之前,从源头开始对可能成为档案的文件资料进行质量控制,避免有价值的档案或相关背景信息的流失。奥运工程档案真实记录了奥运工程建设的全过程,是确保赛时、赛后使用的重要凭证,是奥运文化遗产的重要组成部分。新奥集团在奥运工程建设过程中,对工程档案采取的有效措施,切实实现了工程档案的前端管理,把工程档案幕后工作转移到前台管理工作中,使档案管理与工程管理工作同步进行,协同作战。

一、健全档案网络,完善制度建设,确保档案管理的前端控制

1、组织机构、明确责任、落实到人

强大的组织体系、健全的规章制度是档案管理工作开展的有利保障和依据。针对奥运工程规模庞大、复杂的档案管理情况,我们首先与北京市档案局、北京市“2008”工程建设指挥部办公室档案主管部门、市城建档案馆建立起行政管理和专业指导联系,保证档案的合法与专业。其次在集团内部建立以法人代表为主要领导,部室经理、部室档案员负责的档案管理网络,落实了各总包、监理单位以项目经理、总监为负责人,总工、技术负责人、现场档案管理员管理的档案管理网络,实行层层管理,落实责任。领导负责制的档案管理网络,为档案工作的顺利开展提供了坚实有力的组织保障。

2、完善奥运工程档案新制度

为保证奥运工程档案高质量、高标准,必须实现与施工进度同步进行的要求,我们向各参建单位转发了《奥运工程档案管理指南》、《奥运工程档案管理实施细则》及《奥运工程档案检查标准》等管理办法,使参建单位档案管理人员明确奥运工程档案的特殊要求,做到了有据可依、有据可循。同时编制了《新奥公司奥运工程档案归档范围和保管期限》、《新奥公司声像档案管理办法》等新制度,并监督、帮助奥运中心区新奥集团各参建单位建立、健全各自的奥运工程档案管理制度,并要求把这些制度悬挂于墙上,时刻提醒现场施工人员、档案管理人员保证照章办事,为高质量完成奥运档案管理工作提供制度保障。

二、实行动态监管,强化档案管理与施工管理同步

1、档案工作计划与工程施工计划紧密结合