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探析刍议档案管理信息化

随着信息化的发展，特别是以互联网为代表的网络时代的来临，档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要，信息技术的广泛应用和电子商务的加快推进，使档案基础业务建设的重心向档案管理信息化建设转移。这是信息时代的必然趋势，只有改变传统的档案保管、利用、检索方式，建立健全适合档案的现代化管理模式，才能避免档案管理工作脱离社会，避免档案机构变成纯粹博物馆式的收藏组织，才能有效地保护馆藏历史档案，对节约人力、物力、财力，提高档案管理工作效率，创造更好的经济效益等方面都具有重要的意义。

一、档案管理信息化的内涵

(一)档案管理信息化的定义

档案管理信息化是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。对档案资料进行数字化加工，就要求根据不同专业、不同行业的具体特点，按照不同的标志进行检索、分类、归纳和汇总，以实现信息化管理。其特征如下：①档案信息的数字化和网络化;②档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;③档案信息利用的共享化;④档案信息服务的社会化。

(二)档案管理信息化的主要内容

档案管理信息化内容包括：①信息化的基础设施建设。软件基础设施是信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。②档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，其开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设的实效所在。③档案的标准规范建设。标准规范建设是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件的归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用，逐步形成档案信息化的标准规范体系。④档案信息化的应用体系建设。它是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。⑤信息化人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本，对其他各个要素的发展起着决定性作用。

二、档案管理信息化发展的制约因素