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浅谈新时期工程质量监督档案的管理

建设工程质量监督档案(以下简称“监督档案”)是建设工程质量实施监督工作的原始记录。它是工程质量监督人员在建设工程使用安全和环境质量监督过程中所形成的文字材料、照片、图样和有效证件,是城市建设档案的重要组成部分。它不仅是各级工程质量监督站依法维护国家法律、法律和强制性标准的主要依据,同时也是上级机关对各级工程质量监督站工作全面考核的重要内容之一。因此,在深化工程质量监督体制改革时期,监督档案的管理工作直接体现了各级工程质量监督站的综合管理水平。随着工程参建各方质量意识的增强,对工程质量的要求越来越严格,对监督档案的管理水平的要求也越来越高。

一、监督档案的职能和主要内容

监督档案属工程技术档案,是对工程项目质量监督过程立卷归档,其职能是为工程质量监督站监督工作服务。根据国务院《建设工程质量管理条例》和建设部《关于建设工程质量监督机构深化改革的指导意见》的精神,工程质量监督站的职责、监督程序和内容,主要监督方式都有转大的转变:即按照政府赋予的监督管理职能,加大建设工程质量的监督力度,确保工程质量。监督工作必须包括如下程序和内容:办理工程质量监督注册登记手续;制定质量监督工作方案(或制定质量监督计划及质量“控制点”);对工程参建的建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位等各方主体质量行为进行监督;以抽查为主,辅以科学的测试手段,对建设工程的实体质量进行监督;工程竣工验收的监督;工程竣工验收后出具工程质量监督报告;受建设行政主管部门委托实施工程竣工验收备案;建立建设工程质量监督档案。由此可见,工程质量监督站的职责决定了监督档案内容。监督档案围绕工程质量监督站的工作程序和内容而建立,其意义深远,在新形势下的质量监督工作中,只有充分发挥监督档案的信息资源、咨询意识和监督作用,使之显示整体效应,才能充分体现工程质量监督工作在工程质量管理系统中的地位和作用。

根据工程质量监督工作程序的要求,监督档案包括以下三个方面:

(一)基本要求

1.建设工程应按单位工程建立监督档案,档案应及时、真实、完整。字迹工整,用档案要求用笔书写。

2.监督档案统一用国际标准用纸A4号(或统一表格),按档案管理规定装订。

3.监督档案应按工程重要程度保存,保存年限按有关档案管理要求。

(二)主要内容:1.监督档案封页:标明工程名称、建设、勘察、设计、施工和监理单位名称,开竣工日期及档案编号;2.档案目录;3.工程项目报监资料,包括:①委托工程质量监督注册登记表;②工程质量监督书;③施工单位、监理单位中标通知书;④施工图设计文件审查意见;⑤施工合同、监理合同的副本;4.工程参建各方责任主体单位的资质和有关责任人员资格审理登记表及签署的质量责任书,工程质量保证体系审查表;5.质量监督记录:①单位工程质量监督计划及质量“控制点”;②工程质量监督交底会议纪要;③工程质量整改通知书及整改报告;④历次监督抽查记录;6.结构(地基与基础、主体)工程报告;7.地基与基础、主体及单位工程质量监督报告;8.工程质量事故报告(或质量鉴定报告);9.工程竣工验收备案表(房屋建筑工程、市政基础设施工程);10.竣工图纸;11.其它内容:①委托见证人员授权书;②重新组织竣工验收通知单。

(三)质量监督工程师认为应归档的必要内容:包括结构检测记录功能性质量检验结论,涉及结构安全质量问题的有关文字记载、设计变更手续及图片、光盘、录象带等实物性见证材料。 　　二、监督档案的建立和归档要求