20世纪初孙中山在日本主持同盟会工作期间选用宋蔼龄、宋庆龄为自己掌管文书及其他日常事务时，称她们为秘书，此后，秘书成现代汉语常用词。“秘书”在现代汉语中已不再指“事物”(书籍档案)，而是指称“某一类人”。

在《现代汉语词典》中，秘书是“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”;《辞海》中，秘书是“职务名称。掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员”。这两本词典中对秘书一词的解释，再次说明了“秘书”在现代汉语中已经不再指称事物(书籍档案)，而是指称某一类人。值得注意的是，这两本词典都把“掌管文书”作为秘书的必备条件，然而在已进入21世纪的当今社会，行业秘书的门类越来越多，各行各业内秘书工作本身也在不断分化，秘书工作本身的分工将越来越细密，许多秘书并不一定掌管文书，如负责总务、后勤等工作的事务秘书或负责在生活上给领导提供服务和帮助的生活秘书。所以这两本词典对于秘书这个概念都有“定义过窄”的缺陷。

而在秘书学界，虽然“秘书”是秘书学科中一个最基本、最重要的概念，但是自秘书学产生以来，对这个词的定义就存在诸多争议。有人统计过，秘书学界对“秘书”的定义多达100种以上。有“职务”说，“职位”说，“职称”说、“职业”说、“人员”说等方面。各个学说中都有一些专家定义一些虽略有不同但极相类似的概念。例如在“人员”说中：

“翁世荣认为：秘书是‘辅助领导层或个人实施管理和处理日常事物的人员’;董继超认为：‘所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员’;杨永清认为：‘秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员’……”这表明“秘书”一词尚未在学术界达成概念上的一致，仍具较大的争议，而这争议，这定义的不规范无可避免地带来一些问题。仔细辨析这几种主要学说，我们可以认识到：

“职业”说从长远看有道理。在西方发达国家，秘书早已成为一种与教师、医生、律师等同的职业名称，许多人愿意终身以秘书为业。

而我国秘书正在向职业化转变，但尚未完成，大多数公众还未接受“干一辈子秘书”的观念。尤其是在党政机关工作的男秘书，往往只是把秘书作为自己职业生涯的一块跳板。

“职务”说或“职位”说，主要是指在党政机关、政府部门里，由领导或组织人事部门正式下文件任命的秘书职务(有的在括号注“正科级”“副处级”之类说明)，这在广大秘书群体中只是一小部分，大多数秘书都没正式秘书头衔，但一般人都把秘书部门的工作人员统称为“秘书”。

“参谋”说重在强调秘书部门的参谋作用。这虽然没错，但不能要求秘书部门每个工作人员都当领导的参谋。参谋是高层次智力活动，少数高级秘书人员才能胜任的职责。

关于“助手”说，其实助手是个相对概念，不能指代确定的对象。医院中住院医生是主治医生的助手，手工艺劳动中徒弟是师傅的助手，在机关中副职领导是主要领导的助手，周恩来被人看作毛泽东“最得力的助手”，但他不是秘书。所以，将秘书归类于本身没确定外延的“助手”太宽泛。

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