2系统应用

协同办公系统包含近20个功能,如图4所示,图中左侧为功能使用区,中间部分为各类消息区域,顶部为系统操作区域。消息区域用于显示自己要办理的事项,可以根据用户的不同需求进行界面与功能自定义。普通员工的功能区域为常用的公文起草、申请起草、资产申请、工作计划、工作日程等;中层领导干部设置为会议安排、待办公文、代办任务、任务、待批申请等;高层领导只需要设置待审任务与工作消息即可。其中,工作消息包括公文签批、申请签批等一系列的待审核内容。由于篇幅的限制,仅针对公文管理的应用做介绍。公文管理不仅具备增、删、改、查的基本功能,还可以实现电子的发文登记单、收文承办单,是具有实际流程的一套完整的公文收、发系统。为保证收、发文件的灵活性,建立以拟稿人为中心的发文流程,符合原纸质时代发文流程的要求。由拟稿人登录系统,编写要发送的文稿,编辑完成后提交部门领导进行审核,审核通过则继续流转,如未通过则将稿件返回拟稿人,这个过程只需通过鼠标操作即可。按照审核流程进行逐级审核,经部门领导、办公室主任、局领导层层把关,最终形成发文电子档。在发文的过程中,使用表单编辑器编辑好的电子发文登记表单,实现审核的环节与原有的办公习惯一致。各级领导按各自的权限,在不同的审核位置填写意见即可。本套系统还支持文件记录查看功能,当文件进入流程后,已办人员可以查看追踪文件的办理程度,如发现下一结点未办理,可以根据实际情况进行催办、督办,以达到提高办公效率的目的。收文的过程和发文过程类似,不再赘述。

3讨论与结论

天津市地震局协同办公系统使天津市地震局的信息化工作向前迈进了一步,满足未来一定阶段信息化发展和办公自动化应用的需要。天津市地震局电子政务系统搭建了高效的内部网络化、自动化协同办公平台,是一套覆盖范围广、功能完整和稳定的协同办公系统[3]。该系统集合行政管理、IT技术、网络技术、数据库技术,具有功能强大、共享度高、操作简便、安全性强等特性,特别是使用便捷、安全稳定、大容量存储,保证信息持久的重复使用性。高效的操作改变了空间与时间的传统属性,变复杂纸质流转为电子信息传输和处理。

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