(4)引领会议嘉宾进入会场或登上主席台
参会人员基本落座后，根据会议议程安排的时问，在会议正式开始前几分钟引导领导、嘉宾和相关人员进入会场。
(5)会议结束后送别。
(二)工作程序
1.预定会议住宿的程序
会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住。
(1)通过会议回执，掌握到会人员的数量和定房规格
在会议的先期通知上附上一份表格寄给被邀请人，要求他填写陪同人员的名字，希望住哪种类型的房间，抵达与离开日期，然后将以上资料填在住宿预订单中，并告之饭店收费方式，内容包括：主办单位名称、会议名称、会议日期、会议地点、收件截止日期、确认函回信地址、各饭店的房价、饭店的地理位置图、注明项目(选择饭店偏好、哪种类型房间)、注明订金支付、注明有关取消和更改处理方法、注明什么时候由谁寄发确认函、填写名字、地址、电话以便寄确认函，必要时提供住宿资料。
(2)向宾馆、酒店预订会议用房
①如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡。
②主办单位随同会议通知寄上订房卡，再由与会者直接向饭店订房。
③如由主办单位统一订房，要与提供服务的酒店或饭店进行必要的谈判，要求一定的折扣，并在此基础上与饭店签订合约，合约中应包括房价、订金数目和截止日期等关键内容。
2.确认会议住宿的程序
(1)与参会人员确认
通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。
(2)与饭店或酒店确认预订
住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，需记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决各种住宿的特殊问题，以及将住房报告转给饭店，所有这些工作务必尽量快速与准确。
在到达预订截止日期时，组织方要尽快与饭店沟通，将最后的订房数字予以确认。这样即可保证会议的住宿需要，又可避免不必要的支出。同时，主办方要熟悉饭店、酒店的作业程序，例如如何处理截止日期以后的住房预订。
(三)示例分析
天地公司秘书初萌总能把会议的接待、住宿安排得井井有条，同事们向她请教时，她拿出了两张卡片和一个小本子，两张卡片中一张是携程会员卡，一张是YUYEE卡，而小本子上密密麻麻地记满了每次会议服务的特殊要求与项目。
点评：初萌的两张卡是对会议旅游都有一条龙服务的专项公司发放的，其服务内容很容易解决大规模的会议服务要求，而初萌根据每次会议接待的特点能够提前联系并提出相应的要求，这使她的工作顺利了许多。