(四)注意事项
在清退会议文件资料时，秘书需要注意：
(1)统一印制清退文件资料的目录。
(2)分清清退文件资料和不清退文件资料的范围。
(3)避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成误会。
(4)清退文件，需要填写“文件清退登记表”，交接双方清点无误并签字后留存。
(5)文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别没有保存价值的进行登记，经分管领导批准后，由两人以上送到指定地点销毁。
(五)相关链接
日常文件资料的清退方法
(1)依据《文献保密等级代码》的规定，文件的机密程度可分为公开、国内、内部。秘密、机密、绝密6个级别。归档文件的整理原则是，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
(2)公司日常文件资料的清退方法
三、整理会场、会议室的注意事项
(一)相关知识
(1)清点与会人员借用的物品，检查有无遗漏物品和文件，认真检查、联络、保管遗忘物品。检查有无遗漏文件，主客双方有无遗忘物品，如有遗忘，应及时同有关部门联系，尽快物归原主。清理并取走所有剩余的与会议有关的文件资料。
(2)收拾整理临时放置在会议室的茶杯、桌椅、烟灰缸和其他用品。会议一结束，要及时通知负责承办会务的人员回收会议室的茶具等，使会议室恢复原貌。
(3)有条理地检查、清还各种视听设备及用品。会议结束后，要将为布置会场特意租用或借用、安装的有关视听设备、器材及时还给租用或借用的单位，及时放回原处或办理归还手续，以避免丢失或归还不及时而带来的不必要麻烦。为了安全起见，需要将设备锁进仓库，等待委托人来保管这些设备。如丢失设备或器材，应及时向领导汇报丢失情况并协商处理。
(4)揭去会场、会议室标示物，将会议室设备整理恢复到备用状态。
(5)锁好会议室门窗。向会场、会议室管理部门作出使用完毕的报告，并办理付费的有关事宜。