机关档案室是我国档案事业体制中设置最普遍、最大量的基层档案管理机构，因其设置的分散性及其作为机关内部机构的附属性质，已不能满足政府机构改革提出的精简要求，详细内容请看下文试论美国文件中心。

随着改革的深入，北京、深圳、青岛等地出现了一些新型的文档管理机构。

美国文件中心是在二战时期建立起来的，当时军政部门的文件数量激增，军费增加，行政部门费用紧张，急需寻找经济的文件保管方案。美国文件中心建立后，将半现行文件作为管理对象，为各机关提供经济的保管服务，具有“精简、高效”管理半现行文件的作用。

我国机关文档管理中心的成立，源于2000年全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》的指导，该《计划》中明确指出：“研究建立基层文件中心的实施方案，在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作。”通过对办公集中机关的档案实行统一的管理，相对改革前分散式的机关档案室而言，机关文档管理中心也起到了“精简、高效”的作用。从政策导向上看，这些新型的文档管理机构应称之为“文件中心”，但具体的机构命名中，并非每个机构都称为“文件中心”，且通过研究对比发现，这些机构的特点与美国式的文件中心的特点存在着本质的区别。

1 文件中心与机关文档管理中心管理范围的不同

文件中心保管的是半现行文件。所谓半现行文件，是介于现行文件与永久保存的档案之间的文件。文件中心所保管的正是半现行文件，要求每盒文件的月利用率最好不超过一次;利用率高的文件，不接收保管，直接放在形成机关保存;永久保存的文件直接移交到档案馆，文件也不接收。

机关文档管理中心保管的是机关需要归档的文件，不管其利用率的高低及保管期限的长短，只要是属于机关的归档文件，一律接收。一般而言，文件在机关归档后的第二年，便移交到机关文档管理中心保管。具有长远保存价值的档案，在机关文档管理中心保存10-20年后，再向档案馆移交。