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企业文件材料收集难的原因之探析

文件材料收集难，是当前企业较为普遍存在的问题。笔者在本文中透过文件材料收集困难的现象，对问题产生的原因进行了系统而较为深刻的探讨，提出了切实可行的应急措施。

一、文件材料收集困难的表现

笔者分别以案卷和归档文件件数为统计单位对铁路物资系统1996-2006年的归档数量做了比较。全系统1996年档案归档总数为7100卷，2006年归档总数为3104卷，下降128.7%，文件归档数量(以件为单位，下同)同比下降178.6%。又据个案分析：合肥公司1996年归档189卷，2006年归档72卷，下降162.5%，文件归档数量同比下降201.4%;兰州公司1996年归档257卷，2006年归档19卷，下降1351.6%，文件归档数量同比下降1503.7%;最突出的是昆明公司，1996年归档218卷，1999年至今未归档一卷档案。据笔者对铁路建筑、工业、工程和地方城建、市政等行业做出的调查得知，自从2004年起,越来越多的档案人员认为文件材料收集工作越来越难。近年，像过去的合同协议、统计报表、计划总结和会议文件，这些通常不编号登记的“非红头文件”，归档数量急剧下降。仅以合肥公司为例，由过去的每年七八十份减少到现在的七八份。而设备维修记录、房屋修缮形成的技术文件和地下管道维修改造形成的图纸等科技归档材料，收集工作也阻力重重。不少档案人员无奈地说，去各部门收集文件材料跟要饭一样!从总公司下属单位档案利用反馈事例也表现出了基层文件材料归档状况令人担忧的一面：总公司机关档案室每年都有数起子公司索取本单位领导人职务任免文件;上年印发的总公司未批复的重要请示文件，过一年后需重新办理请示事项，急待总公司传真;甚至一些批复文件后附的工程项目图纸、科技成果奖励文件，技术专业任职资格类文件因未归档，也向总公司档案室索取。

二、文件材料收集难的一般原因

1、部分企业档案部门撤销，档案管理职能难以发挥。

直至上个世纪末，企业普遍设置档案管理部门。由于档案部门负责督促其他部门的文件材料收集工作，保证了文件材料收集工作的正常开展。每当厂长(经理)办公会议或与档案工作有关的会议召开时，将文件材料收集工作提上议事日程，有关问题可在部门间协调解决。日常发生文件材料收集工作重大问题或亟待解决的问题，档案部门负责人会向分管领导报告，引起领导重视，得到及时解决。一旦撤销了档案部门，这个中间环节消失，档案管理职能便无法发挥，文件材料收集工作问题在挂靠(或兼并)部门难以提上工作日程，相关问题无人汇报、无法协调，这些单位的文件材料收集工作便如断开的链条一样，处于瘫痪状态。

2、企业各部门文件材料收集工作考核责任制缺失。

在企业档案管理与企业管理一同升级的年代，工厂将文件材料收集工作纳入企业管理考核范围并与奖惩挂钩，企业管理办公室每月底都来档案室查询各部门文件材料收集工作。有一次发现设备科C620机床修理材料未在规定期限内归档，便扣掉该部门2分，扣除科长和当事人当月20%奖金，责成科长在厂长办公会议上检讨。在世纪之交开展的企业档案管理目标认定活动中，也把文件材料收集齐全完整率纳入重要考核指标。事实充分证明，只有将文件材料收集工作纳入企业考核目标并与奖惩挂钩，才能保证文件材料收集工作得到正常开展;而近几年普遍出现的企业文件材料收集齐全完整率大幅度下降，也是该项工作不再列入企业考核目标，没有了奖惩措施的直接结果。

3、企业档案管理网络成为过去美好的回忆。