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浅谈加强档案信息化中的建设资源共享与整合

新时代的档案工作面临着信息社会发展的全面挑战，档案工作正处于从传统模式向信息化模式转换的十字路口，随着《全国档案信息化建设实施纲要》以及《档案事业发展“十一五”规划》的陆续出台，档案信息化建设工作正在全国范围内全面展开。

在相当长的一段时间里，整合档案信息资源将成为档案信息化建设的根本目标，这一目标的实现有赖于全国各地档案部门的共同努力，但这种努力必须是有序和协调的，要能形成合力。同时，在信息化的实践过程中，电子政务的建设实践可以为档案信息化建设提供很好的参照。在电子政务建设过程中，几个突出的问题是：低水平的重复建设、缺乏统一的领导和规划、由于缺乏统一标准各系统间无法互联互通导致形成的信息孤岛。相对于整个电子政务体系的建设，作为行业性系统，档案信息化工作要相对简单得多，而且也可以充分利用电子政务建设中已经形成的成果，如网络基础设施、安全基础设施、相关管理制度等，但由于档案行业本身可支配的各类建设资源都比较匮乏，因此，目前对于档案信息化的一个重要课题就是如何利用有限的资源、通过有效的统筹和资源共享与整合来推进全国的档案信息化工作，避免电子政务建设中出现的重复建设和资源浪费现象，而这必须依靠档案主管部门的强有力措施。从目前的档案信息化实践来看，笔者认为应在以下几方面加强档案信息化过程中的建设资源共享与整合：

一、设立专业的档案信息化工作专门机构

档案工作的发展已经走到了历史的十字路口，档案信息化工作对档案事业的持续发展提出了严峻的挑战。目前，各级档案机构都非常重视档案信息化工作并成立了各类档案信息化建设的领导机构，如各地的档案信息化建设领导小组或档案信息化项目建设领导小组等，这些机构的设立在很大程度上促进了各地档案信息化工作的开展，但笔者认为，仅靠这种非常设性的领导机构是无法适应档案信息化的长远发展要求的。档案信息化应该成为整个档案业务工作体系的一个有机组成部分，因此也应该与业务指导、编研、档案法制等业务领域一样有相应的常设机构来具体负责此项工作。

笔者建议，在国家档案局层面设立常设的专门行政机构来加强对全国档案信息化工作的领导和管理，这一机构更多承担的是档案信息化建设的领导和管理职责而不是从事技术性工作;在地方各级档案局也应设立专门的常设机构来负责档案信息化工作，目前有些地方已经成立了信息化处、技术与信息化科等机构来负责这一工作并取得了很好的工作效果。通过成立专业的档案信息化常设行政机构，一方面可以将档案信息化纳入日常工作，强化对档案信息化工作具体实施的管理;另一方面也可以为档案信息化建设集聚专业人才，适应档案信息化工作乃至档案事业发展的长期要求。

二、强力推行全国统一的档案信息化标准体系

档案信息化标准体系包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范三个方面。近年来国家档案局针对档案信息化建设中的各种问题陆续颁布实施了很多标准，与此同时，各省乃至基层档案部门也制订了大量地方标准，其中很多地方标准与国家档案局的标准都是重复的。一方面，各地大量制订地方标准会占用其本就有限的人力、资金和技术资源;另一方面，多种标准的共存势必会架空国家标准，导致各地档案信息化体系上的不匹配，最终对形成全国性的分布式档案信息资源库造成障碍，即使地方标准与国家标准是协调的，这也会造成资源的浪费。

笔者认为，对于统一的行业性系统建设，多层标准的存在不仅完全没有必要，甚至会对系统建设的统一推进产生阻碍，为此国家档案局应该采取有力措施，尽快出台有关政策，统一安排各类信息化标准的制订工作，协调各地在标准制订上的各种探索和努力，逐步在全国范围内建立和执行统一的档案信息化标准体系。凡是国家档案局已经正式颁布的标准，就不应允许地方档案部门另立标准，对于违反此原则的地方档案部门，国家档案局可以通过相应的政策措施进行引导和纠正。

同时，国家档案局要加强相关档案信息化标准的宣传和落实，对于新出台的信息化标准要加强在档案系统和机关企事业档案部门的推广，使相关标准能够切实指导档案信息化实践，避免在档案信息化实践过程中的盲目性，减少物质资源浪费和人力资源浪费，也让信息化实践能够充分利用前人和国际国内通行的规范，提升档案信息化的规范性和质量。

三、建立全国档案信息化项目协调与交流平台

项目重复建设是电子政务建设过程中暴露出来的一个重要问题，由于各地档案信息化所面临的任务具有同质性，另外，目前档案信息化建设正处于起步阶段，许多新的领域还有待开拓，因此在大力推进档案信息化建设的背景下，各地极易在同一新领域纷纷上马同类项目，在还没有探索总结出相对成熟的建设经验的情况下，这会在很大程度上造成有限建设资源的浪费。为了在全国范围内统筹信息化建设工作，国家档案局和各省档案局应该及时掌握各地档案信息化项目的状况与进展，协调各地在新的信息化领域中的工作，避免各地在短时间内向同一新领域投入过多资源。为加强各地在信息化项目上的协调与交流，笔者建议：

(一)实行档案信息化项目备案制。国家档案局负责省级项目的备案，各省档案局负责本省项目的备案，通过这种方式及时了解各地的档案信息化进展情况，为优化建设资源提供基本决策依据。除了备案制度的建立，这一备案体系还应该由网络平台来支撑运行，即备案通过网络进行，以此来保证信息的及时性。

(二)建立全国性档案信息化交流的内部网络平台。通过这一平台，各地档案部门都可以及时了解其他地方档案信息化的状况，交流经验，共享技术资源，进行跨地区的信息化建设合作，与传统的通过会议、发文、考察等进行交流的方式相比，基于网络平台的交流将更加及时、经济和有效。