四、 档案鉴定的标准——全面
国外档案鉴定的标准大多规定得较为全面。欧美档案学者指出,档案鉴定的标准一般包括三个方面:一是独一性,二是可用性,三是重要性。独一性主要是指文件是否独一无二;可用性主要是指文件的内容能够为利用者读取;重要性则包含了文件的形成时间、来源、内容、形式等因素。还有一些学者主张把费用也视为鉴定的重要标准之一。在具体的档案鉴定实践中,鉴定标准更为全面、复杂,比较典型的是美国和俄罗斯。 美国的档案鉴定标准非常全面,国家档案与文件署通常按照以下标准来鉴定文件是否具有档案价值,从而需要永久保存。这些标准都不是孤立的,必须综合考虑。它们包括:第一,文件的时间跨度,是指文件整体所体现的时间长度。第二,文件的来源,指的是文件形成机关的职能和活动以及文件形成的业务背景。第三,文件的独特性。第四,文件的可用性,指的是文件能否切实利用,技术因素对文件的可用性有无影响,文件的物理状态对文件的可用性有无影响,等等。第五,文件内容的重要性。第六,文件内容的完整性。第七,文件内容的关联性。第八,文件的保存费用。第九,文件的数量。
俄罗斯的档案鉴定标准沿用了前苏联的规定。俄罗斯将鉴定标准区分为基本标准和辅助标准。基本标准包括文件内容的重要性、文件来源的重要性、文件情报的重复性以及文件的形成时间和地点。文件内容的重要性取决于文件所记录的人物、事件、活动、现象、事实等重要程度、完备程度和新颖程度。文件来源的重要性取决于文件形成机关或作者的声望和作用。文件情报的重复性包括形式上的重复和分析综合性的重复。文件的形成时间和地点也在鉴定中具有重要意义。此外,辅助标准包括:文件的手迹、文件的法律效力、文件的外部特点、文件的语言特点、文件的物理状况等等。尽管基本标准与辅助标准的重要程度存在差别,但它们共同体现了俄罗斯鉴定标准的全面性特点。
五、 档案鉴定的制度——明确
国外档案鉴定的制度十分明确,尽管特点不尽一致,但目的都是确保鉴定的有效实行。比如俄罗斯采用的是统一管理制,其特点是在国家档案局设立中央评审委员会,充当全国档案鉴定工作的领导中心。在各个政府机关和各个基层国家档案馆内设有鉴定委员会负责文件的初审,在各个档案事业管理机关和各个高层国家档案馆内设有评审委员会负责文件的复审,这样就在全国范围内组成了完整的档案鉴定机构网,分工较为明确。又如法国实行的是派驻代表制,即由法国国家档案馆向政府各部派驻代表,帮助政府各部开展鉴定并做好向国家档案馆移交文件的准备。再如美国实行的是中心领导制,国家档案与文件署成为联邦档案鉴定的指挥枢纽,负责组织美国联邦政府机关开展文件鉴定。该署通过直接承担终极鉴定的职责,有效确保了进馆档案的质量。还如英国实行的是授权制,由国家档案局授权政府机关按规定期限对其产生的文件进行初审。
此外,国外档案鉴定制度的共同特点之一还表现为各国的销毁制度十分明确而严格。由德国档案学者迈斯奈尔提出的“年龄鉴定论”而衍生出的禁毁年限在大多数国家已有明确规定。如英国规定为1660年,法国规定为1830年,意大利规定为1870年,美国规定为1861年,等等。上述禁毁年限的明确规定,有利于这些国家妥善保管和保护古老档案。
国外档案销毁制度十分严格,大多规定最高档案当局或其负责人掌握销毁的审批权。一些国家规定最高档案当局负责审批档案的销毁,比如美国是由国家档案与文件署审批;印度规定不经国家档案馆的同意,任何人无权销毁档案;俄罗斯则由国家档案局下的中央评审委员会充当档案销毁终审权的最高机构。还有很多国家规定最高档案负责人掌握档案销毁的终审权,比如英国由国家档案局长负责审批档案的销毁;马来西亚规定未经国家档案馆馆长批准,任何机构和人员都无权销毁档案;阿尔及利亚规定国家档案局局长拥有档案销毁的终审权;喀麦隆规定未经文件所属部门负责人和国家档案与图书管理局局长的双重批准,任何人无权销毁档案。然而,意大利、坦桑尼亚等国家则把档案销毁的终审权交由全国档案事业的上级主管机关负责人。意大利规定需要销毁的文件清单经国家档案总局局长审批后再提交给文化遗产和环境保护部部长,部长同意后才能正式销毁;坦桑尼亚档案法则规定档案销毁的终审权由主管档案工作的国家文化青年部部长掌握。
各国销毁档案的方式大体相同。无密级的文件一般出售给造纸厂回收用作造纸原料;有密级的文件则区分密级分别加以焚烧、粉碎或化浆。近年来由于环保观念的盛行,大多数国家放弃了焚烧的销毁方式,采用了技术含量更高的销毁方式。国外档案销毁也实施了监销制度,特别是交由商业化的销毁公司进行销毁时,监销制度更为严格。
六、 档案鉴定的方法——双重支点
国外档案鉴定的方法正在经历变革,由传统的一元支点向双重支点转变。所谓一元支点,指的是内容鉴定,国外对传统档案的鉴定大多采取依据内容判定档案价值的方法。当前大量产生的电子文件由于具有不同于传统档案的新特点,其鉴定方法发生变化,出现了双重支点——内容鉴定与技术鉴定并重。这种做法在电子文件鉴定实践起步较早的美国、加拿大、澳大利亚、英国、荷兰等国家达成了共识。
电子文件的构成要素包括内容、背景与结构三个方面,对技术和系统有着明显的依赖性。电子文件的新特点提升了技术鉴定的必要性,国外不少学者认为,电子文件技术鉴定的重要性有时甚至超过内容鉴定。电子文件的内容鉴定主要解答“哪些文件需要保存”的问题,而技术鉴定主要解答“这些文件应当保存多长时间”的问题。科学、全面地判断电子文件的保存价值,既需要判断电子文件信息内容的有用性,也需要判断电子文件有用性是否具有实现的可能。电子文件的内容鉴定是核心,包括归档前鉴定和期满鉴定。前者的任务是划定文件的保管期限,时间设定在电子文件系统设计阶段或是电子文件形成之初;后者的任务是检查期满文件是否有继续保存的价值,给予相应的处置。电子文件的技术鉴定是保障,包括对电子文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。技术鉴定根据电子文件保管环境的变换需要多次进行,第一次往往在文件归档前进行,以后每次迁移后一般都需要重新鉴定文件的技术状况。
主要参考文献:
1. 傅荣校著.档案鉴定理论与实践透视——基于效益和效率思路的研究.中国档案出版社2007年.
2. 冯惠玲主编.电子文件管理教程.中国人民大学出版社2001年.