根据印度魏尔曼最早提出的标准体系表三维结构思想,结合上述档案信息化特点,并广泛参照国内其他领域现有标准体系框架研究成果,提出以下档案信息化标准体系模型:

对上述框架模型的具体解释如下:

1、信息技术维

信息技术涉及范围很广,从数据编码到文件格式,从数据库到应用系统,从网络设施到操作系统,十分庞杂。因此,在信息技术维,不能对信息技术进行简单罗列,而应着眼其在档案管理中的应用,分成简明的几个层次。《全国档案信息化建设实施纲要》中,将档案信息化建设分为档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息安全保障体系建设、档案信息化人才队伍建设六个方面,其中档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化基础设施建设和档案信息安全保障体系建设四个方面与信息技术和标准应用联系密切。由此,根据与档案资源内容结合的紧密程度,可以把信息技术由内向外,分为信息资源、软件应用系统、信息安全、基础设施等方面。

2、档案管理维

档案管理维的细分,就是要根据一定标准,将档案管理分成若干方面。与图书馆领域相比,档案资源的凭证作用,在于档案管理机构的可信性,而归根结底,在于档案管理流程的可信性,因此,档案管理的流程与环节具有更为重要的意义。另外,由于档案管理流程也是基于对文件运动规律(文件连续体理论、文件生命周期理论等)的认识,而我国现有档案管理流程是与文件生命周期理论相一致的,故对档案管理的细分,无论是基于信息化环境下的档案管理业务流程,还是基于文件生命周期,从本质上说都是一致的。故在档案管理维,总体上适合按档案管理流程进行细分。

显然,这里所指的档案管理是指信息化环境下的档案管理,而非传统的档案管理。基于全程控制的思想,信息化环境下的档案管理不是始自档案交接,而是必须延伸到档案前身——文件的生成。我国传统档案管理的业务流程包括著录、分类(标引)、保管、检索利用、归档、鉴定销毁等环节,其业务起点是档案接收,这显然已不适应信息化环境下电子文件和电子档案管理的要求。而我国《电子文件归档与管理规范》中,则基于全程管理的思想,将整体业务流程分为收集和积累(收集积累、登记)、归档(鉴定、检测、归档)、整理(整理、著录)、移交接收保管(移交接收、保管、利用、鉴定销毁、统计)等部分。另外,文件管理国际标准ISO15489中所列的文件管理全过程包括确定文件系统需捕获的文件、确定文件保存时间、捕获、登记、分类(数字及编码配置、词汇控制)、存储和保管、利用、跟踪、实施处置、记录文件管理过程等部分,其与我国档案管理业务活动的关联关系如表1所示。

 

 

由于ISO15489文件管理标准形成于21世纪初,其中已较为充分地考虑了电子文件管理的要求,故其完全适用于信息化环境下的文件管理。基于此标准所规定的管理流程,结合我国的档案管理实际情况,从档案信息化标准建设的角度出发,可将档案管理维细分为管理规划与前端控制、归档、整理、存储和保管、利用、处置、过程记录与统计分析。

3、层次领域维