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浅议提高学校档案管理人员 业务处理综合能力的思考

摘要:档案工作管理水平、档次高低的核心取决于业务处理综合能力,档案人员业务处理综合能力培养与提升是档案事业的百年大计,应当引起我们高度的重视。本文就档案管理人员应该具备的能力以及如何提高进行了探讨。

关键词:档案管理人员 业务处理能力

学校档案工作是一项专门性的业务工作,它集专业性、技术性、科学性于一体。在信息化社会中,学校档案管理人员必须是一个综合型的人才。然而,在普通高中学校的档案管理人员中,能够适应这一要求的从业人员却是凤毛麟角。如何提高学校档案管理人员业务处理综合能力,发挥学校档案在学校工作中应有的作用,值得我们深入研究和思考。

一、档案管理人员应具备的能力

1.协调能力

学校档案从内容方面而言,囊括了上级有关文件、学校党务和行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、后勤管理等各个方面,如此复杂繁多的内容,涉及到学校各级领导、各个处室,乃至各个学科,一个有责任心的档案管理人员,要想方设法把它们收集到案头,必然要和相关人员打交道。因此,在实际工作中,档案人员协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。如何才能得到各方面的支持,除了靠有关的规章制度外,更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥,通过兢兢业业的工作达到各部门档案管理的协调与统一。

2.写作能力

档案人员的工作常与文字打交道,因此必须要有较高的文字书写能力和较强的文字系统概括能力。只有具备了一定文字修养,才能将零散的文件与各种各类材料编纂成党政管理、教学活动、教育科研等活动中需要的文件、汇编、校志、年鉴等编研材料,为学校各项工作服务。

3.信息处理能力

信息技术在档案工作中广泛应用,计算机替代了传统的手工操作。档案部门提供给利用者的将不再只是纸质档案,而是大量的电子文件。档案管理人员不再整天忙于收集、整理、进库取卷等烦琐低效的工作,而是负责将丰富的档案信息数字化,通过专用网络向教职工乃至社会传播,使档案成为重要的信息资源。掌握计算机相关知识,能保证档案人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理,能迅速有效地收集信息,完整安全地保护信息,及时准确地提供信息,最大限度地运用信息,使利用者在短时间内寻找到所需信息。

4.创新能力

当前,学校各种门类、各种载体的档案呈现多样化的趋势,因此需要档案工作者善于在工作中发现问题、分析问题、解决问题,在思路上创新,在工作方法上创新,提高工作效率和质量。一是要积极思考问题,不满足于一得之功,一孔之见,不断进行档案工作的探索和创新。二是准确地把握档案事业发展面临的新形势、自身发展的新情况和所处的新环境,用求实创新的精神,把握规律,勇于探索和实践。三是对看准了的问题大胆尝试,脚踏实地,一步一个脚印,力争取得实际成效。

5.学习能力

档案工作涉及的知识范围比较广,档案人员除了学习掌握档案学基本知识外,也要学习其他社会科学和自然科学知识,了解国外档案工作及其发展情况,以开阔视野,增长见识,做到厚积薄发,举一反三;还要了解一些文秘、文学、文物鉴赏、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识,具有一定的汉语言文学水平,包括古代汉语和现代汉语水平,并具有较强的阅读、写作能力和一定的书法及装裱技能。

二、如何提高档案人员业务处理综合能力