1.强化创新意识
新时期学校档案工作所呈现的新特点需要档案工作者掌握新的思维模式和管理模式。档案人员既要尊重和借鉴前人的经验和成果,又要敢于创新思维模式和管理模式,以新思维对待新事物,以新对策对待新问题,才能不断推进学校档案事业向前发展。
2.善于学习新知识
信息时代,学校档案工作和整个社会发生着千丝万缕的联系,新问题、新情况不断出现。因此,每一个档案管理人员都要善于学习新知识,不断提高自己的科学文化和专业理论水平;不管学历高低、资历长短,都应不断地“充电”, 努力增长新知识、新技能,不断提高自身的综合素质。学校领导应鼓励、支持档案管理人员在干中学、在学中干,同时对档案人员进行多途径、多形式的培训教育,不断更新他们的知识结构。
3.改善有关运行机制
改善档案人员管理的运行机制,巩固并提高档案人员的职业技能素质。准入机制方面,增加该职位必需的档案职业技能考察环节,保障档案人员基本的职业技能素质。激励机制方面,将物质与精神激励相结合,给技能创新人员以更好的物质待遇;采用目标、尊重、情感激励等方式,对档案人员实施人文关怀。在维护信息的完整性、凭证性及档案信息深度开发利用方面,开发拥有自主知识产权的技能。管理技巧方面,发挥技能带头人的作用,激励和带动档案人员积极性、主动性和创造性,提高档案职业技能开发的效益。
4.加大合作力度
学校档案管理适应现代知识经济发展的标志,就是要走出一条档案资源开发的创新之路。本着这一目标,档案工作人员要注意不断扩大自己的交际面。通过交流,多学习兄弟单位和科(室)利用档案资源进行转化、知识创新的经验,改变目前协作仅只局限于坐在一起传达文件、座谈表态的交流方式,采取引进来与走出去的动态交流方式,把科教作为档案发展之本,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断增加档案人员的信息源和创新思维,逐步走出档案事业发展的创新之路。
5.注重提高外语水平和计算机运用能力
外语是当前档案专业技术人员在评聘和晋升档案专业技术职务时的一大考试“难关”,大多数学校档案管理人员的外语水平尚未达到初级等级证书水平,急需“扫盲”。有关部门应利用各种教育方式,提高档案管理人员学习外语的兴趣,鼓励他们克服学习中遇到的困难。
同时,熟练掌握计算机技能并提高其应用能力,对增强档案管理和提高服务效率, 具有十分重要的意义。档案信息化运用了大量的新技术,如数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术等。档案人员必须努力学习掌握这些新技术,熟练地运用现代技术手段管理档案,才能适应新形势发展的需要。