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浅论疾控档案管理的现代化

【摘要】 知识经济社会快速发展，需要大量的信息为其支撑，疾控档案管理如何才能达到将人类社会知识的积累和作为科技成果的信息的档案快速、准确地提供给社会服务的目的，惟一的办法就是充分运用现代技术手段科学地管理档案。为了适应现代社会发展的需要，档案部门正积极地将各种现代信息技术运用于疾控档案管理工作中。

【关键词】 档案管理 现代化

知识经济社会快速发展，需要大量的信息为其支撑，疾控档案管理如何才能达到将人类社会知识的积累和作为科技成果的信息的档案快速、准确地提供给社会服务的目的，惟一的办法就是充分运用现代技术手段科学地管理档案。为了适应现代社会发展的需要，档案部门正积极地将各种现代信息技术运用于疾控档案管理工作中。

1 管理手段的现代化

现代信息技术运用于疾控档案管理工作，在传统的档案工作的各个环节中，现代疾控档案管理手段替代了传统管理手段。

利用计算机完成文档一体化管理，计算机辅助立卷，档案文件的全文和档案内容信息的存储与检索，档案自动标引、编目、统计、借阅，档案库房管理等，并且在进行管理时，计算机可以不分各个业务管理环节的先后顺序，使传统疾控档案管理的有时间先后的各个业务环节实现了无缝衔接，从而提高了档案工作的效率和质量。

运用多媒体技术将静态图像、图形、手稿、照片、文字、录音、录像等各种不同载体的档案以数字形式存人计算机，对档案进行综合处理，使利用者能随时查询文字、照片、声音、影像等多种形式的档案信息。从而改变了传统档案都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息相互分离存储，难以有机地结合起来的局限，促进了档案信息处理效率的提高。利用多媒体技术实现多种类型档案信息的综合性管理。

网络化是档案工作步入现代化的最好的技术手段。网络技术和虚拟技术的运用，改变了传统档案馆档案收集、归档和信息利用的方式。

自动控制技术的运用在疾控档案管理中尤其是在对库房进行自动化管理中发挥重大的作用，比如自动监控库房温湿度，记录分析空气清洁度，自动控制防火、警卫等。条码技术运用于档案库房管理，摆脱了由落后的手工操作带来的档案放错位置、缺档的问题，提高了工作效率。

运用数字电子影像技术，将传统的纸质等档案载体的文字、图片、影像等直读信息转换为数字代码信息，结合运用计算机管理软件、数据库技术、数据压缩技术、海量存储技术，对数字化档案信息进行存储、管理、索引，以代替纸张等传统存储和管理方式。具有大量文件快速录入、文档海量储存备份、查询方便快速、节省存储空间与成本、文档资料的共享、保持原始资料和凭证的原始风貌、大大提高档案的使用寿命等优点，解决了疾控档案管理中保存困难、管理成本高、检索困难的问题。

传统纸质档案信息的保密比较简单，只要载体不受损坏，疾控档案管理人员遵守职业道德，严守档案机密，就能使档案信息的安全性等到保证。而电子档案由于其自身的特点，保护好载体不受损坏，仅只是最基本的要求，电子档案信息的保密需要采取多种现代技术方法和手段来实施。网络系统运用于疾控档案管理中，档案馆中最宝贵的不是各种网络硬件，而是网络上存储的档案数据，如果无法保证网络数据的安全，那么档案的网络管理就失去了意义。目前普遍使用的网络安全技术主要有：防火墙技术、网络入侵检测技术、网络防病毒技术、网络文件备份技术等。

2 管理方法的现代化