3.整理个人工作环境
办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在布置自己的办公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。有了整齐清洁的办公环境，不仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象，甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光，并成为典范，对办公室人际关系也有意想不到的益处。
(1)办公桌的必备物品及其整理
摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。比如记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。
①电话。
②电脑。
③参考书。
④文具用品盒。
⑤文件夹。
⑥办公桌抽屉。
(2)整理办公桌的技巧
要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下5个步骤：
①将不常用的东西转移到其他的地方。
②清理过期的文件。
③注意你的电脑显示器。
④充分利用办公空问。
⑤清理旧的阅读材料。
(四)相关链接
老板办公室的“隐形杀手”最多
权威部门研究显示，现代办公室里污染严重，特别是老板的办公室。“经检测，平均甲醛超标6.68倍，苯超标2.6倍，甲苯超标2.7倍，二甲苯超标2.3倍，TVOC(有机挥发物)超标3.4倍。”这是在最近的一次室内环境检测中，北京一家研究机构对办公室的检测数据。国家环境分析测试中心的一位高级工程师说，类似的办公室在各类写字楼中还有很多。
这位权威人士说，从大楼建筑到室内装修，再到家具布置、办公设备布置，甚至包括办公用品的使用过程，每一个环节都有可能带来污染。’如建筑材料中加入的防冻剂会渗出有毒气体氨;油漆、胶合板等装修材料可能含有甲醛、甲苯、乙醇、氯仿等;激光打印机会产生臭氧，喷墨打印机则会带来可吸入颗粒物;涂改液等也含有对呼吸系统、神经系统有刺激的一氧化碳、二氯甲烷等物质。可以说，办公室里的隐形杀手比比皆是。
让人不可思议的是，根据国家环境分析测试中心历年来的测试，在办公楼中老板等高级管理人员的办公室污染最严重。
权威人士解释说，超标的污染物主要是TVOC(挥发性有机物)和甲醛等。这主要由于高级管理人员办公室里的装修更为高档而家具也较多。他介绍说，TVOC主要来自地毯、皮质沙发等高档办公家具，而甲醛则主要来自高标准装修。他说，根据计算，在同等装修条件下，高级管理人员的办公室TVOC指标普遍超出员工办公环境的l倍。老板房间污染最严重。最好的解决办法是控制办公室中办公设备和家具的密度，同时加强通风。
这位权威人士还介绍说，在多年的检测过程中，检测人员还发现，办公室里的各类污染物还存在累积效应。即使在装修、布置的过程中使用的每一种材料或设备都符合国家环保标准，办公室里总的污染仍有可能超过检测标准。他说，解决这一问题的最好办法是控制办公室中办公设备和家具的密度，不要让过多的设备集中在一个较小的区域。他还建议，在可能的条件下，办公室环境需要经常保持通风。由于春季比较干燥，可以利用加湿器使室内保持一定的湿度，起到净化空气的作用。
二、恰当放置物品
(一)相关知识
1.常用个人办公物品
(1)纸簿类。A4、B5等类型办公用复印纸;带单位抬头用纸;普通白纸;复写纸;便条纸;留言条;标签纸;牛皮纸;专用复写纸;大、中、小及开窗信封;横格笔记本;速记本;专用本册(如现金收据本)。
(2)笔尺类。铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液。
(3)小装订类。大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋;胶带、起钉器。
(4)归档用品。各种文件夹、档案袋、收件日期戳。
(5)办公设备专用易耗品。打字机用色带、修正液等;复印机用墨盒等;计算机用磁盘、磁盘盒等。