2014下半年五级秘书资格考试重点：预定会议室
预定会议室
(一)相关知识
1.会议室的分类
(1)外部会议室
外部会议室是指企业内部会议室之外的会议场所。企业应综合考虑各种因素，选择恰当的外部会议室。
①会场位置必须让上司和与会者方便前往。应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应考虑交通便利。
②会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议场地不妨大些。
③场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、白板、放映设备、录音机、投影器、计算机、麦克风等。
④场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”。还包括室外的各种噪音，应将手机、呼机关闭或改为振动，并谢绝访客参观。因此应在场外挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
⑤选择会址的环境要整洁、明亮、空气流通，并有益于会议的安全和保密。
⑥选择会议地点应考虑有无停车场所。
⑦场地租借的成本必须合理。
(2)内部会议室
大多数企业都有自己的内部会议室，它可以减少租用外部场地和设施的费用，内部会议地点多适合内部会议和活动。
2.内部会议室的特点
企业召开会议通常以内部会议室为首选的会议地点，一般只有在内部会议室不能满足需要或有某些特殊需求时，才考虑使用企业之外的会议场所。
(1)方便快捷，手续简单
利用内部会议室无需事先考察、选择，只要向有关的行政部门提出申请，预先登记即可。参会人员可以节省路上所费的时间，同时可兼顾正常的工作。
(2)节省了场地和设备的租用费用
选择企业外部会议室，会提高会议的成本，.降低企业的经营效益。而利用内部会议室可以提高企业自身的资产利用率，同时对会议所需的设备也能够更好地控制。
(3)易分散注意力
内部会议室易营造轻松、和谐的气氛，但易受各种干扰因素的影响。例如，在会议中间人员进进出出、找人、接听电话等，因此更需强调会场的要求和纪律。