(二)示例分析
某公司把自己的年终总结会会址定在了一个展会中心旁边的宾馆召开，为的是休息时可以兼顾观看展览。会议进行中，展会中心正在进行的某旅游项目推介的音乐与喧闹声不时传入会场，与会者有的向外张望，有的合着外边的音乐节拍轻轻敲击桌面，更有甚者从后面的门悄悄溜出去观看。会议主持者一脸无奈与沮丧。
点评：会议的选址应与要实现的会议目标、内容紧密相连，否则喧宾夺主的现象就在所难免了。
(三)工作程序
1.预定会议室的程序
(1)确定会议召开的时间和人数，确认所需会议室的类型。
(2)申请使用会议室。
(3)确认会议室已预留，并明确使用时问。
(4)预先调试会议所需设备。
会议召开前，负责会议室安排和协调的秘书事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备，秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到最佳状态。
(5)提前到达会场分发资料和用品，并负责签到。
2.内部会议室的管理
①在会议桌的每个位置前都摆放一套文具和笔记簿。
②会议桌旁要有足够的椅子。室内桌椅的安排应视与会者人数和会议的性质而定(演讲的形式、分组的形式、设备摆放的形式)。
③应有专门的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。
(2)内部会议室的设备
①为报告准备好激光笔和能伸缩的指示棒，便于报告者使用和操作。
②要为使用白板和活动画架者准备足够的书写笔和各色彩笔。
③应为使用白板、活动画架、挂图和显示板者准备足够的固定用的磁钉、按钉。
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