现代公文作为一种应用文，在日常工作和生活中，特别是对于在党委、政府部门从事文秘工作的人员来说，具有举足轻重的作用，了解、掌握、使用好现代公文，可以说是每个机关工作人员的基本功、必修课。那么，现代公文有哪些特点?如何把握?笔者结合实际工作，谈一些更具可操作性的认识，以期与大家共同探讨。至于公文的格式、结构等，教科书上写得很清楚，此不赘言。
一、 关于公文的语言
概括地讲，可以用庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范这六个词描述，至于何为庄重、如何准确等，书上都有具体的解释。笔者想说的是实际运用中的一些其他东西。
在词语的运用方面，多用规范的现代书面语言，不用或者很少有口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等。这是由公文的性质决定的，用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等既不够庄重，更容易发生歧义，特别是一些法规性的公文，更注重词语意义的唯一性、准确性，否则就降低了公文的权威和作用。譬如，某领导讲话中的一段：“同志们(诸位)，2009(牛)年的工作任务(要干的事)十分繁重。让我们(咱们要)更加紧密地团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，认真贯彻落实党的十七大精神，坚持以科学发展观统领档案事业发展全局，推动全省档案事业又好又快(又快又好)发展，为实现中原崛起(河南崛起)做出新的更大的贡献!”在这里，括号内的词语，在正式公文中使用就不恰当。
公文词语的音节也有讲究。一般情况下，多使用双音节词，显得明快、有力、节奏感强。同时，还常用一些单音节词、多音节的公文专用词和介宾词组、“的”字结构等。单音节词和多音节词如果用得好，能起到更好的作用。譬如，某单位在总结学习实践科学发展观活动的收获时，有这么四个标题：一是把学习实践活动作为提高理论素质的“加油站”，全面掌握了科学发展观的内涵本质;二是把科学发展观作为检验具体工作好坏的“试金石”，找到了档案工作存在的各种问题;三是把不适合学习实践活动的传统教育模式“格式化”，采取了符合本身实际的有效教育方法;四是把科学发展观作为促进档案事业发展的“航海灯”，看清了档案工作科学发展的前进方向。在这里，加油站、试金石、格式化、航海灯就用得比较好，有使人耳目一新之感。
在语句的运用方面，句子含义完整确切，具有较强的独立性，关键句脱离上下文不生歧义;过渡句比较少，一般都是直奔主题，直截了当;大多数都有表达公文主题的主题句，这种句子，一般都以标题或者黑体字的形式出现;句子中带有较多的限定性修饰词，特别是在讲到成绩或者缺点的时候，这些限定性的修饰词是不可或缺的。譬如，某单位在总结先进性教育活动存在的问题时是这样讲的：一是理论学习上，党委重视程度比较高、抓得比较紧、要求比较严。但是还存在着个别党员学习时间抓得不够紧、工学偶尔矛盾的问题。二是通过先进性教育活动，收到了良好效果，大多数党员干部纯洁了思想、改变了作风、提高了认识、促进了工作。但是还存在着发展不够平衡的问题。这里的“比较”、“不够”是不能少的，之所以要限制，目的是确保说出的话既不过头，又显得到位。此外，现代公文中泛指性无主句较多，对于这一点，不能严格地按现代汉语的语法要求对待，这种无主句效果更好，如果加上主语，那就有画蛇添足之嫌，可谓此时无“主”胜有“主”，这一点大家要切记;还有就是“是……的……”形式的判断句较多，用以表达作者的见解、态度和解释。
在修辞方面，追求准确鲜明、质朴平匀、精炼顺达，反对含糊暧昧，繁冗堆砌，重内在美;修辞以消极修辞为主，重在选词炼句，慎用修辞格。从实际工作中不难发现，现代公文中，使用较多的是排比、对偶、借代等，比喻、拟人、夸张等使用较少。
二、关于文内的标题
绝大部分公文，尤其是比较大的材料，比如年终总结、工作安排等，每一部分内部都有不同的标题，有的在大标题下还有小标题。可以说，好的标题，对材料的作用是非常大的，能够起到提纲挈领、突出主题、层次清晰、立意新颖的作用。因此，制定好标题势在必行。标题的制定，要注意以下三点。首先，围绕主题定标题。标题是为主题服务的，主题的需要是确定标题的根本原则，主题不需要，再好的标题也不能要。一般来说，一个材料有一个总的主题，而每一部分，都要表达一个相对独立的意思。那么，每一部分的小标题，都要为这一部分的需要服务。其次，简洁明快定标题。标题一般比较简短明了，意蕴集中，以四字组合的比较多，比如， “领导重视”、“重点突出”、“组织严密”等。当然，根据需要，有的材料的标题也比较长，比如，最近有位领导在总结2008年统战工作成绩时使用了“坚持学用结合、突出实践特色，深入学习实践科学发展观活动取得新成果”、“坚持锁定中心、围绕大局，服务科学发展取得新成效”、“坚持以人为本、改善民生，统一战线十件实事取得新进展”等六个标题，这样的标题就比较长，但并不显得多余。第三，工整对仗定标题。一般情况下，材料中的某一部分的标题，其格式、字数、结构都要一致，这样更富于表现主题，显得张力十足。比如，有位省领导在某厅局工作会议上的讲话中有这样几个标题：“头脑清醒，在把握特殊形势上着力”、“围绕中心，在推动科学发展上发力”、“牢记责任，在促进和谐稳定上助力”、“关注民生，在维护群众利益上出力”、“改进方法，在协调各方关系上尽力”，这五个标题的组成结构、具体字数等都一样，很有特色，极具感染力。